Việc tổ chức một hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam cần phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định. Vậy những nguyên tắc đó là gì?
1. Nguyên tắc, trình tự xin phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 11 Quy chế Quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành kèm theo Quyết định số 570/QĐ-BVHTTDL năm 2024 thì nguyên tắc, trình tự để phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam được quy định như sau:
Thứ nhất, việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ thực hiện theo Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan.
Thứ hai, cục Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối tham mưu Bộ trưởng phê duyệt, hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Thứ ba, đơn vị tổ chức gửi Cục Hợp tác quốc tế hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất 02 tháng đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 45 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng. Hồ sơ xin phép bao gồm:
+ Công văn xin phép tổ chức gồm các giấy tờ sau:
+ Đề án tổ chức với các thông tin như Bối cảnh, lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích, yêu cầu; thời gian, địa điểm (gồm cả địa điểm tham quan, khảo sát); nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề; thành phần tham dự (số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và nước ngoài); thông tin lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn của báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài; kế hoạch tuyên truyền; nguồn kinh phí và hình tổ chức thực hiện;
+ Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (nếu có).
Thứ tư, đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, Cục Hợp tác quốc tế tham mưu Bộ trưởng:
+ Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan trước khi trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;
+ Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức sau khi có ý kiến của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
Thứ năm, đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Bộ trưởng, Cục Hợp tác quốc tế chủ trì:
+ Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan (nếu cần);
+ Tham mưu Bộ trưởng ban hành quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2. Trách nhiệm tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế
Điều 12 Quy chế Quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành kèm theo Quyết định số 570/QĐ-BVHTTDL năm 2024 cũng quy định về trách nhiệm tổ chức và quản lý của các cơ quan, đơn vị có liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:
Một là, trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
+ Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành;
+ Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;
+ Thông báo cho Cục Hợp tác quốc tế để phối hợp xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý kịp thời những diễn biến phức tạp nảy sinh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
+ Báo cáo Bộ trưởng hoặc tham mưu Bộ trưởng báo cáo Thủ tướng Chính phủ kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng thời gửi Cục Hợp tác quốc tế bản sao báo cáo.
Hai là, cục Hợp tác quốc tế có trách nhiệm:
+ Phối hợp, hướng dẫn đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo tiến hành thủ tục nhập, xuất cảnh cho đại biểu nước ngoài;
+ Phối hợp với đơn vị chủ trì giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo Bộ trưởng quyết định các vấn đề vướng mắc phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo;
+ Là đầu mối tổng hợp, gửi Bộ Ngoại giao báo cáo định kỳ về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định.
Ba là, các đơn vị khác thuộc Bộ có trách nhiệm:
+ Phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ;
+ Tạo điều kiện về thời gian và bố trí công việc hợp lý để cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị tham dự hội nghị, hội thảo quốc tế đầy đủ, đúng đối tượng được mời.
Trên đây là những quy định liên quan đến việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tại Việt Nam. Để việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tại Việt Nam được diễn ra, các cơ quan, đơn vị có liên quan cần tuân thủ đúng các quy định trên.
