Hỏi về hóa đơn, chứng từ

Chào bạn.
Bạn phải xuất hóa đơn ở thời điểm phát sinh doanh thu bán hàng.
Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001:
"10. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:
(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
(e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng."
Theo quy định của Thông tư số  120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn:
"1.2- Thời điểm lập hoá đơn: Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định."
Căn cứ các quy định trên đây Bạn đối chiếu lại với HĐKT và Biên bản thanh lý HĐ (nếu có) để xem ở thời điểm nào thì việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoàn thành hoặc phát sinh doanh thu thì bạn phải xuất hóa đơn ở thời điểm đó. Trong trường hợp của Bạn nếu thời điểm phát sinh doanh thu là trong năm 2007 thì bên xuất hóa đơn sẽ bị phạt theo hướng dẫn của Công văn số 630/TCT-PCCS ngày 06/02/2007 của Tổng Cục Thuế như sau:
"b/ Trường hợp sau khi bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp bán không xuất hóa đơn và không kê khai, nộp thuế thì xử lý như sau:
- Nếu thời điểm lập hóa đơn cùng năm so với thời điểm bán hàng (chưa đến thời điểm doanh nghiệp phải quyết toán thuế) thì chỉ xác định là hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ và bị xử phạt theo quy định tại Khoản 2, Điều 7 Nghị định số 89/2002/NĐ-CP nêu trên.
- Nếu thời điểm lập hóa đơn khác năm so với thời điểm bán hàng (đã qua thời điểm doanh nghiệp phải quyết toán thuế) thì xác định là hành vi trốn thuế và bị xử phạt hành chính theo hướng dẫn tại Thông tư số 41/2004/TT-BTC ngày 18/5/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 100/2004/NĐ-CP ngày 25/02/2004 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế"
(Thông tư số 41/2004/TT-BTC  đã được thay thế bằng Thông tư số 61 /2007/TT-BTC ngày 14/06/2007 Hướng dẫn thực hiện xử lý vi phạm pháp luật về thuế )

   Hoá đơn, chứng từ hợp pháp là:

            - Hoá đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành do cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

            - Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in để sử dụng theo mẫu quy định và đã được cơ quan Thuế chấp nhận cho sử dụng.

            - Các loại hoá đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng.

Như vậy, hoá đơn do phía Trung Quốc phát hành không được kê khai khấu trừ thuế
Tỷ giá nhân dân tệ, bạn có thể vào www.btc để tra cứu

Hoá đơn để bạn kê vào tờ khai là:

            1- Hoá đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành do cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

            2- Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in để sử dụng theo mẫu quy định và đã được cơ quan Thuế chấp nhận cho sử dụng.

            3- Các loại hoá đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng (qui định tại Nghị định 89/2002).
Như vậy khi mua hàng hoá dịch vụ bạn phải yêu cầu bên bán ghi xuất hoá đơn được qui định nêu trên để có cơ sở hạch toán vào chi phí hợp lý

Căn cứ điểm 1.6_b mục IV Phần B Thông tư 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về sử dụng hoá đơn chứng từ  thì đối tượng sử dụng hoá đơn bán hàng thông thường là:
"b- Đối với hoá đơn bán hàng thông thường gồm:
- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
- Tổ chức, cá nhân làm đại lý bán đúng giá hàng hoá chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Tổ chức, cá nhân làm đại lý bán đúng giá hàng hoá chịu thuế GTGT áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
- Các hộ sản xuất, kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, ấn định ổn định 6 tháng, cả năm, các hoạt động kinh doanh không thường xuyên được sử dụng hoá đơn lẻ do cơ quan thuế lập. Việc lập hoá đơn lẻ được quy định tại khoản 1.8 điểm này."

Trường hợp doanh nghiệp bạn là doanh nghiệp chế xuất hoặc thuộc các đối tượng nêu trên thì doanh nghiệp bạn sử dụng hoá đơn bán hàng thông thường.
Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng hoá đơn GTGT thì trứơc khi chuyển sang sử dụng hoá đơn bán hàng thông thường bạn phải thực hiện thanh quyết toán lượng hoá đơn GTGT đã mua hoặc in (nếu là hoá đơn tự in) với cơ quan thuế quản lý thuế đơn vị bạn. Bạn gửi công văn gửi cơ quan thuế đề nghị họ quyết toán hoá đơn GTGT để chuyển sang sử dụng hoá đơn bán hàng.

Chào bạn
Xét về mặt nghiệp vụ kế tóan nếu bạn chi trả lãi ngân hàng bằng tiền mặt thì phiếu chi kèm chứng từ gốc là chứng từ đã thu tiền của ngân hàng là đủ.
Xét về mặt chi phí thì các chứng từ trên phải có thông tin tham chiếu và căn cứ đến một hợp đồng vay cụ thể để cơ quan thuế hoặc cơ quan kiểm sóat xem xét tính hợp lý của chi phí lãi vay.