Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) tại doanh nghiệp thường là công việc bắt buộc phải thực hiện sau khi người lao động (NLĐ) nghỉ việc tại công ty đó. Qua đó giúp bên kinh doanh bảo hiểm có thể dễ dàng quản lý số lượng thực tế người tham gia bảo hiểm.
Dù vậy, trong thực tế nhiều doanh nghiệp chậm chốt sổ BHXH xảy ra thường xuyên ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ cũng như bên bảo hiểm. Nguyên nhân đa phần là NLĐ sau khi ký hợp đồng chính thức tham gia BHXH rồi nghỉ việc, để chốt sổ BHXH doanh nghiệp thường đợi số lượng lớn mới chốt sổ một lần. Vậy, trong trường hợp này doanh nghiệp có được chốt sổ BHXH muộn hay không?
Khi nào phải chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Theo khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 giải thích BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH.
Trong đó, bao gồm 02 loại BHXH là bảo hiểm bắt buộc và bảo hiểm tự nguyện:
(1) BHXH bắt buộc gồm các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, tai nạn nghề nghiệp và bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất.
(2) BHXH tự nguyện gồm các chế độ là hưu trí và tử tuất.
Lưu ý: BHXH hưu trí do Chính phủ quy định.
Theo đó, doanh nghiệp chỉ chốt sổ BHXH đối với BHXH bắt buộc cho NLĐ. Cụ thể sổ BHXH được cấp cho từng NLĐ để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định.
Nhằm ghi lại quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ của người tham gia dừng đóng BHXH tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi NLĐ không còn làm việc ở công ty nữa.
Thời gian chốt sổ BHXH cho NLĐ
Về nguyên tắc giải quyết chốt sổ BHXH thì doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Bộ luật Lao động 2019 có nói rõ trách nhiệm của NSDLĐ phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ.
Dù vậy, quy định hiện hành về lao động lẫn bảo hiểm chưa có quy định cụ thể về thời gian chốt sổ BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện chốt sổ BHXH đối với bên bảo hiểm, theo đó NSDLĐ cần thông báo về việc cắt giảm lao động trong thời hạn 10 ngày thì sẽ nhận được kết quả.
Sau thời gian này doanh nghiệp chỉ mới thực hiện thủ tục thông báo giảm lao động chứ chưa chốt sổ cho NLĐ. NSDLĐ thực hiện việc chốt sổ BHXH cho NLĐ và sẽ được giải quyết trong 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện việc chốt sổ muộn so với thời gian trên thì NSDLĐ phải liên hệ với phía bên BHXH để tiến hành chốt sổ BHXH nhằm đảm bảo quyền, lợi ích của NLĐ. Doanh nghiệp phải có công văn giải trình gửi tới cơ quan bảo hiểm. Nội dung công văn giải trình phải giải thích rõ ràng lí do vì sao công ty chốt sổ BHXH muộn và giải trình từng trường hợp cụ thể đối với từng NLĐ.
Xử phạt doanh nghiệp không thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH
Doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, đồng thời người sử dụng lao động xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp là tổ chức không thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH gây ảnh hưởng đến quyền của NLĐ thì bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 3 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
Phạt tiền từ 1 triệu đồng - 3 triệu đồng khi vi phạm với mỗi NLĐ. Nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng đối với NSDLĐ có hành vi không thực hiện thủ tục xác nhận về việc đóng BHTN.
Lưu ý: trường hợp đối tượng vi phạm là cá nhân thì mức phạt bằng ½ so với tổ chức.
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp chậm chốt sổ cho NLĐ vẫn được chấp nhận nếu trong trường hợp có nhiều lao động nghỉ việc theo các khoản thời gian khác nhau và liên tục thì có thể gộp một lần danh sách chốt sổ nhưng phải có giải trình với bên bảo hiểm. Nếu doanh nghiệp trốn tránh việc chốt sổ thì có thể bị xử phạt hành chính lên đến 75 triệu đồng.
