Các bạn có thể tự tạo ra đặc điểm bảo an cho Hợp đồng, văn bản công ty không khi mà con dấu, chữ ký cũng có thể được làm giả được hết

Nói thẳng thế này cho nhanh:

1. Cơ quan công an cũng có người này người nọ (Phòng QLHC&TTANXH, nơi cấp con dấu). Họ quản lý mẫu dấu của doanh nghiệp bạn, nên nếu họ muốn họ cũng có một con dấu y chang như con dấu công ty bạn;

2. Qua nhiều văn bản, một bên đối tác sẽ nắm được chữ ký bạn, con dấu kết hợp với chữ ký thì tất yếu điều gì xấu nhất cũng có thể xảy ra mà các bạn không thể nào lường trước, cũng như chối bỏ.

Như vậy, ngoài con dấu và chữ ký, mỗi doanh nghiệp nên đặt ra một cơ chế bảo mật cho các văn bản do mình ban hành, ký kết v.v... Kính mong được cùng trao đổi với các bạn về vấn đề này!

bạn anhminhnguyen viết :

"Công ty Viettel là một trong đơn vị, trên hết nhận thức ra vấn đề này. Vì thế trên phôi Hợp đồng ký kết với khách hàng của họ, họ tạo ra một đặc điểm bảo an bằng dòng chữ Viettel in chéo mà mờ, cụ thể như sau (em không biết họ tạo ra cái ký tự này bằng công nghệ gì, mà em bấm kiểu gì cũng không edit được cái logo đấy):"

Đọc xong thực sự không biết nên khóc hay nên cười nữa !

Ngày xưa dân phong hiền lành thuần phác, lừa đảo ít, ký đóng dấu là được.

Giờ bày đặt công chứng với cả chứng thực. Tóm lại là cũng do người thì đói kém, kẻ thì lười nhác nên bày đặt lừa lọc nhau, lại sinh thêm một cái thằng thứ ba làm chứng.

Còn cái bạn hỏi nó đơn giản lắm, ai chả làm được, nó là cái bản chìm khi dùng word thôi.

Bạn dùng word 2007 thì vào Page layout rồi vào water mark rồi sử dụng các công cụ ở đấy, thích chèn cái gì thì gõ vào thôi.

Bạn chỉ cần "điểm chỉ" lên giấy tờ thôi, do bạn có tới 10 ngón tay, 10 ngón chân nên xác suất để có ai đó bắt chước và làm giả được các "đặc điểm nhận dạng" của bạn là cực thấp

Nếu vẫn chưa an toàn thì thêm "1 ngón" nữa chắc lên được 99,9%

Đùa chứ, văn bản quan trọng nào chả có số, chả lưu ở văn thư, hành chính. Muốn xác minh cứ vác bản đó đến văn thư, hành chính để đối chiếu với bản lưu xem rõ thật giả hay không đối với những trường hợp mình không tin tưởng. Thời buổi này thật mà như giả, giả mà như thật, tất cả chỉ là 1 tờ giấy khó lường lắm...

Quy định trong Điều lệ công ty là mọi HĐ của công ty khi ký đều phải được quay phim, chụp ảnh buổi ký kết.

Mọi Hợp đồng có chữ ký + đóng dấu mà ko kèm theo bản quay phim, chụp ảnh đều không được ban lãnh đạo công ty chấp nhận.

Quy định điều khoản cuối cùng của HĐ là:

Các bên đã kiểm tra Điều lệ, ĐKKD, các phê chuẩn cần thiết và các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan đến việc ký hợp đồng của các bên trước khi giao kết hợp đồng.

Việc giao kết này được quay phim, chụp ảnh; và bản quay phim, chụp ảnh này được coi như một phần không thể tách rời của Hợp đồng, có giá trị chứng minh Hợp đồng này được giao kết dựa trên sự thỏa thuận tự nguyện của các bên.

...

Nói chung đại loại như vậy

Cảm ơn boyluat, tuy nhiên em nghĩ quay phim chụp ảnh lúc làm công văn thì đó không phải đặc điểm bảo an của giấy tờ công văn đó, mà chỉ là một biện pháp hỗ trợ thôi ạ! 

Giả sử đối tác cứ tạo ra một hợp đồng do họ tự soạn, rồi họ cắt phần 

Các bên đã kiểm tra Điều lệ, ĐKKD, các phê chuẩn cần thiết và các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan đến việc ký hợp đồng của các bên trước khi giao kết hợp đồng.

Việc giao kết này được quay phim, chụp ảnh; và bản quay phim, chụp ảnh này được coi như một phần không thể tách rời của Hợp đồng, có giá trị chứng minh Hợp đồng này được giao kết dựa trên sự thỏa thuận tự nguyện của các bên.

Họ cắt phần trên kia đi, rùi cũng ký tên, đóng dấu y chang vào thì bao nhiêu công sức cũng coi như đổ xuống sông xuống biển hết thôi...

Vì vậy, yếu tố bảo an ở đây vẫn bị ... lách ạ!

Đúng rồi, mình hiểu ý bạn và điều bạn nói rất đúng. Chỉ có thể quy định nó tại một văn kiện như là Điều lệ công ty, còn đối với các Hợp đồng thì đối tác tất nhiên phải tuân theo Điều lệ, từ đó mà suy ra nếu không áp dụng đúng Điều lệ thì coi như là vô hiệu. Và Điều lệ này được công bố công khai qua các cách, thế thì mới đủ an toàn.

Tuy nhiên hình thức quay phim chụp hình thì nó đúng là bất tiện. Liệu còn cơ chế nào bảo đảm sự an toàn, không thể làm giả đối với văn bản, công văn của công ty không ngoài cách quay, chụp khi ban hành các văn bản, công văn đó không? Liệu có thể tạo ra một đặc điểm nào đó trên tờ văn bản đó mà khó làm giả không (như đối với việc bảo cho cho tờ tiền của NHNN ban hành ấy ạ)? (1)

Một điều nữa là, với mỗi văn bản, công văn ban hành thì phải đồng thời có một sự hiện diện của nó tại một bên thứ ba độc lập. Ví dụ, mỗi khi ban hành một công văn đi, phải có một bản mềm của nó được xác định thời gian gửi đi thông qua công nghệ thông tin, cụ thể là một bản email được gửi đến cơ quan chức năng (dù cho họ không yêu muốn nhận - thư rác). Để sau này đối chứng lại. Liệu hành vi gửi thư rác, lợi dụng công cụ nhà nước như vậy có là vi phạm Luật công nghệ thông tin không? Xin được trao đổi thêm với bạn! (2)

Các hợp đồng hay văn bản trong Công ty ngoài chữ ký, con dấu của pháp nhân còn thường được nhận dạng bởi một số chữ ký nháy của cán bộ cấp dưới, nhất là hợp đồng có thể đến cả chục chữ ký...; trong trường hợp một văn bản, hợp đồng nào đó có nội dung khác lạ thì pháp nhân có thể so sánh với bản lưu tại pháp nhân, khi đó tất sẽ xác định được văn bản khác lạ kia là văn bản "rởm" và tất sẽ có biện pháp xử lý. Còn bạn vẫn lo lắng thì trên đời này chẳng có văn bản, chứng thư, giấy tờ ... gì không làm giả được vì tiền còn làm giả được cơ mà.

Bạn cũng lưu ý rằng về mặt pháp lý khi ký kết hợp đồng thường được lập thành một số lượng các bản nhất định và đúng ra đây đều phải là các bản chữ ký tươi, vậy khi nếu có một hợp đồng "rởm" xuất hiện thì nó sẽ bị so sánh với các bản hợp đồng mà 2 bên đã ký...

Theo tôi không có cao kiến nào nữa đâu vì đơn giản nó không cần thiết, bạn nên nghiên cứu lại công tác văn thư lưu trữ nói chung.

Một hợp đồng chỉ sợ làm giả khi pháp nhân bị mất hợp đồng gốc do cháy, hỏng, mất trộm...

Tôi còn nhớ có lần xem một bộ phim hàn quốc nào đó có tình tiết một bên ký kết hợp đồng cố tình đánh tráo hợp đồng gốc của bên kia (hợp đồng đánh tráo có nội dung khác hợp đồng bị đánh tráo). Điều đó cũng cho thấy hợp đồng gốc quan trọng thế nào, giữ được nó thì lo gì bị làm giả...

Công văn giấy tờ của doanh nghiệp có thể in lo gô, các ký hiệu riêng của doanh nghiệp; thậm chí chuyên in bằng chất liệu giấy đặc thù nào đó... làm như vậy tất nhiên là độ đảm bảo tốt hơn và còn tạo ra chút thương hiệu riêng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu vì lo sợ giấy tờ bị làm giả mà phải làm như vậy theo kiểu sợ "công văn từ trên trời rơi xuống" thì tôi nghĩ là không cần thiết.