Hình thức, quy trình mua sắm trực tuyến và việc hoàn thiện, ký kết hợp đồng mua sắm trực tuyến trong lựa chọn nhà thầu qua mạng được quy định tại Nghị định 24/2024/NĐ-CP.
1. Hình thức mua sắm trực tuyến trong lựa chọn nhà thầu qua mạng
Tại khoản 4 Điều 2 Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định mua sắm trực tuyến là việc mua trực tiếp hàng hóa, dịch vụ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia từ nhà thầu đã trúng thầu gói thầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó thông qua mua sắm tập trung.
Và tại Điều 102 Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định việc mua sắm trực tuyến phải được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu và được áp dụng đối với:
- Hàng hóa, dịch vụ của gói thầu thuộc dự toán mua sắm có giá gói thầu không quá 100 triệu đồng;
- Gói thầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ thuộc dự án đầu tư của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp do doanh nghiệp nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và dự án đầu tư theo Luật Đầu tư công có giá gói thầu không quá 01 tỷ đồng.
Thời gian áp dụng mua sắm trực tuyến đối với các hạng mục trong danh mục hàng hóa, dịch vụ mua sắm tập trung là thời gian thực hiện hợp đồng trong trường hợp không ký thỏa thuận khung nhưng không quá 12 tháng kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực hoặc thời gian có hiệu lực của thỏa thuận khung.
Như vậy, không phải trong mọi trường hợp đều có thể áp dụng hình thức mua sắm trực tuyến, chỉ khi việc mua sắm trực tuyến được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu và thuộc vào một trong các trường hợp nêu trên.
2. Quy định quy trình mua sắm trực tuyến
Theo quy định tại Điều 103 Nghị định 24/2024/NĐ-CP, quy trình mua sắm trực tuyến được thực hiện như sau:
- Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động trích xuất thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu đối với mua sắm tập trung vào danh mục hàng hóa, dịch vụ áp dụng mua sắm trực tuyến.
- Căn cứ danh mục hàng hóa, dịch vụ đã được Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động trích xuất thông tin nêu trên, chủ đầu tư, bên mời thầu có nhu cầu mua sắm trực tuyến đặt mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Nội dung đơn hàng đối với từng hàng hóa, dịch vụ bao gồm các thông tin sau:
+ Số lượng, khối lượng;
+ Phương thức vận chuyển và đơn giá vận chuyển (nếu có);
+ Đơn giá của hàng hóa, dịch vụ;
+ Phương thức thanh toán;
+ Địa điểm giao hàng hoặc địa điểm thực hiện;
+ Các thông tin cần thiết khác.
- Đối với mỗi yêu cầu đặt hàng, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động gửi thông báo cho nhà thầu đã trúng thầu trong mua sắm tập trung trước đó. Nhà thầu có trách nhiệm xác nhận đơn hàng hoặc từ chối đơn hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu đặt hàng.
- Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hiển thị thông báo về việc xác nhận đơn hàng hoặc từ chối đơn hàng của nhà thầu và gửi thông báo đến đơn vị đặt mua.
- Công khai kết quả mua sắm trực tuyến.
- Việc hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 32 và Điều 33 của Nghị định này. Nhà thầu quản lý các đơn hàng đã xác nhận và chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng và tiến độ.
Như vậy, để tiến hành mua sắm trực tuyến, chủ đầu tư, bên mời thầu có nhu cầu mua sẽ đặt mua trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia với nội dung đơn đặt hàng bao gồm các thông tin nêu trên. Sau khi yêu cầu đặt hàng, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động gửi thông báo cho nhà thầu đã trúng thầu trong mua sắm tập trung trước đó và nhà thầu có trách nhiệm xác nhận hoặc từ chối đơn hàng trên Hệ thống. Đồng thời, nhà thầu sẽ quản lý các đơn hàng đã xác nhận và chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng và tiến độ.
3. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng và thông tin hàng hóa, dịch vụ được mua sắm trực tuyến
Tại khoản 6 Điều 103 Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định việc hoàn thiện, ký kết hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 32 của Nghị định này. Vì vậy, chủ đầu tư, bên mời thầu mời nhà thầu trúng thầu đến hoàn thiện hợp đồng.
Trong quá trình hoàn thiện hợp đồng, các bên tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có). Việc hoàn thiện hợp đồng được thực hiện trên cơ sở:
- Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;
- Kết quả lựa chọn nhà thầu được duyệt;
- Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;
- Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);
- Các nội dung cần được hoàn thiện trong hợp đồng.
Kết quả hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. Trường hợp nhà thầu tự nguyện giảm giá thì giá hợp đồng là giá trị sau giảm giá. Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng hoặc không ký hợp đồng thì không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.
Bên cạnh đó, tại Điều 104 Nghị định 24/2024/NĐ-CP cũng quy định trường hợp điều chỉnh giảm giá hàng hóa, dịch vụ so với quy định trong thỏa thuận khung, hợp đồng đã ký trước đó, nhà thầu thông báo cho đơn vị mua sắm tập trung và Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tối thiểu 05 ngày trước thời điểm điều chỉnh giảm giá hàng hóa, dịch vụ.
Như vậy, có thể thấy rằng sau khi nhà thầu xác nhận đơn hàng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo và gửi thông báo đến đơn vị đặt mua. Đồng thời, các bên phải hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng theo quy định tại Điều 32, 33 Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Trong trường hợp có điều chỉnh giảm giá hàng hóa, dịch vụ so với quy định trong thỏa thuận khung, hợp đồng đã ký trước đó, nhà thầu phải thông báo cho đơn vị mua sắm tập trung và Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định.
