Đầy đủ thủ tục báo mất hóa đơn, có được khấu trừ thuế GTGT và chi phí loại trừ khi tính thuế TNDN không?

Chào cả nhà,

Hôm nay, có hứng thú, ngoáy cây bút trên diễn đàn một chút nhé 

Tình huống:

Hóa đơn đầu vào bị mất, người bán làm mất hóa đơn, có nhiệm vụ báo mất hóa đơn. Thủ tục thông báo đã hoàn tất, có trong tay bản sao hóa đơn liên một có ký đóng dấu, biên bản báo mất, bản giải trình, chứng nhận đầu tư của các chi nhánh.... (tùy thuộc từng trường hợp).

Về thủ tục báo mất hóa đơn, hay xử lý tình huống case by case trong DN như thế nào, mình không đề cập ở đây, vì nó còn tùy thuộc rất nhiều yếu tố xung quanh các bạn. Tuy nhiên, điều mình quan tâm và đưa lên point chính trong topic này chính là sự mismatch trong văn bản hướng dẫn và thông tư hướng dẫn thi hành luật thuế TNDN, GTGT...

Bản thân mình cũng đang đi tìm dẫn chứng cho điều mình sắp read lên đây, xem có thuyết phục hay không???. Bây giờ, cùng mời cả nhà tham khảo công văn mấu chốt giải quyết tình huống ở trên. 1, 2,3. Let  go....

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Bộ Tài chính nhận được công văn của một số Cục Thuế hỏi về việc xử lý đối với việc bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng. Về việc này, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ bên bán hàng đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập (thất lạc khi gửi qua bưu điện, mất trong khâu giao hóa đơn cho bên mua hàng…) thì hai bên mua bán cùng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ hóa đơn liên 1 bên bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, có ký tên của người đại diện, đóng dấu (nếu có) trên biên bản và bên bán hàng thực hiện photo hóa đơn liên 1, ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) trên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua hàng. Bên mua hàng được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất hóa đơn liên 2 để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Đồng thời, bên bán hàng có trách nhiệm thông báo đến cơ quan thuế về việc làm mất hóa đơn và bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm đối với hành vi làm mất hóa đơn bán hàng liên 2 đã sử dụng theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ quy định về in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn.

Bộ Tài chính thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố biết và thực hiện.

Đồng thời, căn cứ khoản 2, điều 22 thông tư 64/2013, thông tư mới nhất hiện nay, hướng dẫn quản lý sử dụng hóa đơn. Ở đây mình bỏ qua thông tư 153/2010, vì tính chất giống như thông tư 64, cũng đều hướng dẫn cho NĐ 51, và hướng dẫn điểm đang nêu trong tình huống không khác nhau. Do vậy, mình refer thông tư mới nhất để các bạn update văn bản kịp thời luôn. Chú ý:

Điều 22. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

--> Vậy, dựa vào hai dẫn chứng trên đã đủ mạnh thuyết phục các bác chuyên viên thuế cho phép khấu trừ hóa đơn mất, đã thông báo mất và đầy đủ thủ tục chưa các bạn???? Câu trả lời, các bạn đã rõ, mình pass qua vế 1 của topic.

Bây giờ đến vế thứ 2, mới có chuyện để discuss và research đây.  

Như các bạn đã biết qua một số bài viết trên diễn đàn của chúng ta, khi công ty các bạn đang rơi vào đợt kiểm tra, thanh tra. Nếu hóa đơn ko hợp lệ, chi phí ko thực phát sinh, không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chính hoặc hoạt động phụ khác đã đăng ký trong giấy phép, thì ắt hẳn, những hóa đơn đó bị tách ra. Điều đó đồng nghĩa, các bạn không được hoàn thuế GTGT thì cũng đi đôi chi phí cho hóa đơn đó bị loại khỏi vòng chiến thuật thuế TNDN của DN các bạn....

Đối việc thanh kiểm có qui luật và background rõ ràng của những kế toán đàn anh, đàn chị đi trước như vậy, bây giờ đối trường hợp này thế nào? Các bạn xem nhé. 

Về mặt logic, hóa đơn mất, đã thông báo và reference công văn cũng như điều khoản thông tư ở trên, chúng ta được khấu trừ thuế GTGT---> Hóa đơn hợp pháp và có liên quan đến hoạt động SXKD nhé, có hợp đồng, biên bản giao hàng, biên bản báo mất....

Thông tư 123/2012 về hướng dẫn thuế TNDN:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

---> Đến đây, đủ hiểu chi phí cho hóa đơn đầu vào bị mất này hợp lệ không các bạn???

However, có một điểm concern như sau:

Điều 20, thông tư 64/2013:

Điều 20. Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp

Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn.

Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

---> Hóa đơn hết giá trị sử dụng ---> hóa đơn bất hợp pháp ---> Hóa đơn bất hợp pháp có được khấu trừ ko các bạn?

Thông tư 06/2012 về thuế GTGT:

Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

1. Có hoá đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hoá, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

--> Quay trở lại công văn ở trên và điều khoản thông tư trích ở trên, chúng ta thấy rõ, CV của BTC, thông tư của BTC hướng dẫn chấp nhận cho khấu trừ GTGT đối với HĐ trong trường hợp mất, có thông báo, cũng đồng nghĩa BTC cũng chấp nhận bản copy của liên 1, có ký, đóng dấu là hóa đơn hợp pháp. ---> Như vậy, chiếu theo khoản 1, điều 6 của thông tư 123, chúng ta cũng có quyền đưa vào chi phí hợp lệ trong chiến lược thuế TNDN. Nhưng cho đến nay, mình vẫn thấy rằng cơ sở phân tích của mình chưa đủ mạnh để thuyết phục bạn đọc nghiên cứu thuế cũng như các chuyên viên thuế. Bản thân mình cũng chưa bị thuyết phục bởi chính cơ sở mình đưa ra các bạn ạ. Văn bản vẫn còn đó những mismatch trong việc hướng dẫn, chúng không được đồng nhất. Như thế, rất khó cho DN, khi áp dụng thực tiễn và việc thanh kiểm cũng sẽ còn tùy thuộc vào năng lực, trình độ, quan điểm, phong cách làm việc...của các chuyên viên. Và ắt hẳn sẽ có nhiều tranh luận giữa DN nói chung, các dân nhà kế nói riêng với các chuyên viên thuế....

Các bạn có ý kiến, cơ sở nào khác hay công văn dẫn chứng để mình đây được thuyết phục thêm ko? Xin mời các bạn show ra cùng discuss tiếp. 

Many thks all đã đọc bài viết chia sẻ của mình.

Thùy Dương

Chào anh Unjustice,

Cám ơn những chia sẻ của anh thật nhiều. 

Về thực tiễn thì đúng như anh nói, nhưng business thì phải vừa lòng KH, việc bên bán làm mất hóa đơn cũng là phiền toái và làm KH không hài lòng. Nếu kế toán phía đối tác muốn xử ép mình thì dùng cơ sở lý luận làm việc với họ thôi. Vì thế, nhưng cơ sở phân tích em thấy không thống nhất, thì em ngoáy cây viết trên đây một chút để mọi người đọc. Một phần rèn luyện skill và đây cũng là một phần công việc hằng ngày của em ở Công Ty hiện tại.

Thực tế, những điểm như thế này, sẽ xử lý hủy hóa đơn, xuất lại hóa đơn mới. Còn trường hợp các chuyên viên ra biên bản ko hợp lý, hợp lệ, sẽ khiếu kiện thẳng. Thường cơ quan thuế đang chạy chỉ tiêu, và nếu họ không thu được gì từ thuế GTGT hay thuế TNDN của DN, thì những điểm như thế này cũng dễ bị bắt bẻ. Nếu ko chắc lý luận, là thua ỏm tỏi anh ạ. Hằng ngày em vẫn phải face to face với KH và các Cục Thuế Tỉnh những trường hợp đại loại như thế này.

Em mới tìm thêm được công văn để tham khảo liên quan đến việc mất hóa đơn. Cả nhà tham khảo thêm:

Tổng cục Thuế nhận được văn thư ngày 19/02/2010 của DNTN Đồng Tâm (địa chỉ số 243 Khu phố 2 - Phường 10-TP. Mỹ Tho - Tiền Giang) hỏi về việc khấu trừ thuế trong trường hợp người mua hàng làm mất hóa đơn GTGT mua hàng bản gốc liên 2 và văn thư đề ngày 26/3/2010 của Trung tâm kinh doanh An Thịnh LIKSIN (địa chỉ: 64-66 Tôn Thất Tùng - Phường Bến Thành - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh) hỏi về việc người bán làm mất hóa đơn liên 2 đã qua sử dụng, về việc này Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

- Đối với trường hợp người mua hàng làm mất hóa đơn liên 2

Tại điểm 1.7.b Mục VI Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định 89/2002/NĐ-CP ngày 7/11/2002 của Chính phủ có hướng dẫn:

“1.7- Hóa đơn được dùng để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý, thanh toán tiền phải là:

…

b. Các trường hợp khác:

- Tổ chức, cá nhân mua hàng làm mất hóa đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như: Thiên tai, hỏa hoạn, bị mất cắp; khi xảy ra mất hóa đơn trong các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân phải khai báo, lập biên bản về số hóa đơn bị mất, lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế đối với trường hợp thiên tai, hỏa hoạn, xác nhận của cơ quan công an địa phương đối với trường hợp bị mất cắp. Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hóa đơn gồm:

+ Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hóa đơn.

+ Biên bản mất hóa đơn mua hàng.

+ Bản sao hóa đơn mua hàng (liên 1) có xác nhận ký tên, đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.

Khi tiếp nhận hồ sơ mất hóa đơn mua hàng, cơ quan thuế phải thực hiện thông báo số hóa đơn mua hàng không còn giá trị sử dụng và tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân có hành vi làm mất hóa đơn.”

Căn cứ quy định trên:

Trường hợp DNTN Đồng Tâm có làm mất hóa đơn mua hàng (bản gốc) liên 2 ngoài ý muốn chủ quan, không gây thất thu thuế do lợi dụng thì được thực hiện theo điểm 1.7b Mục VI Phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính nêu trên. Ngoài công văn trình báo vụ việc, xác nhận của cơ quan công an, biên bản ghi nhận sự việc giữa bên bán hàng và bên mua hàng (là DNTN Đồng Tâm) thì DNTN Đồng Tâm phải cung cấp cho cơ quan thuế quản lý liên 1 hóa đơn bản photo có đóng dấu của bên bán hàng và có xác nhận của cơ quan thuế quản lý bên bán hàng là hóa đơn này bên bán hàng đã kê khai và nộp thuế. Khi có đủ tài liệu trên thì cơ quan thuế phải thực hiện thông báo số hóa đơn mua hàng không còn giá trị sử dụng và tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với DNTN Đồng Tâm sau đó DNTN Đồng Tâm được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

- Đối với trường hợp người bán hàng làm mất hóa đơn liên 2.

Bộ Tài chính đã có công văn số 11502/BTC-TCT ngày 29/9/2008 hướng dẫn hồ sơ thủ tục trong trường hợp bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng.

Theo đó, trường hợp người bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng và người bán hàng đã làm đủ thủ tục hồ sơ theo hướng dẫn tại công văn 11520/BTC-TCT nêu trên thì người mua hàng được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất hóa đơn liên 2 để làm chứng từ kế toán và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Bên bán hàng và bên mua hàng phải đảm bảo tính chính xác về nội dung trong biên bản ghi nhận sự việc, tính chính xác về nội dung các liên của hóa đơn. Trường hợp bên bán hàng hoặc bên mua hàng có hành vi lợi dụng để khai man, trốn thuế thì bị truy thu đủ số thuế trốn và bị xử phạt theo quy định hiện hành.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế tỉnh Tiền Giang, Cục Thuế thành phố Hải Phòng, Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh biết./.  

Bạn xem điều 22, thông tư 64, đang hiệu lực

Điều 22. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Vậy tức là bên mình làm mất hóa đơn mua hàng đủ thủ tục vẫn được khấu trừ.Và,chỉ bị phạt thôi đúng không?.MỨc phạt là bao  nhiêu vậy?

Có một câu hỏi hay, sao chưa thấy ai đề cập ?

Hóa đơn bị mối mọt, ẩm ướt trong quá trình lưu trữ. Vậy có được khấu trừ, hoàn thuế hay ko ?

quangstar,

Mời anh đàm đạo trước vụ hóa đơn mối mọt, ẩm ướt đi ạ.

Nếu cần thêm thắt em sẽ thêm cho đủ

Thật sự ra, bài viết này viết khá lâu rồi, nhưng nay đọc lại thấy vui vui. Cây bút hơi bị ngoáy thiệt.

Bạn kiểm tra, nhờ hỗ trợ kiểm tra hóa đơn trùng đó đã được kê khai hay chưa?