Văn bản chấp thuận điều tiết thuốc giữa các đơn vị của đơn vị mua sắm tập trung là một phần của hợp đồng cung cấp thuốc và là căn cứ để cơ sở y tế và nhà thầu ký phụ lục hợp đồng (đối với mặt hàng được điều tiết đã được phân bổ trong thỏa thuận khung) hoặc ký hợp đồng (đối với mặt hàng được điều tiết chưa được phân bổ trong thỏa thuận khung).
1. Điều tiết quá trình thực hiện thỏa thuận khung mua sắm tập trung cấp quốc gia
- Các Đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu quy định tại khoản 1 Điều 22 Thông tư này có trách nhiệm điều tiết việc sử dụng các thuốc đã được lựa chọn thông qua đấu thầu tập trung cấp quốc gia theo thỏa thuận khung hoặc hợp đồng đã ký.
- Việc điều tiết thuốc trúng thầu bao gồm mua bổ sung trong phạm vi tùy chọn mua thêm và điều chuyển giữa các cơ sở y tế. Việc điều tiết thực hiện theo quy trình điều tiết thuốc trúng thầu theo hình thức mua sắm tập trung cấp quốc gia do Đơn vị mua sắm tập trung cấp quốc gia ban hành. Cơ sở y tế chỉ được điều tiết thuốc trúng thầu theo hình thức mua sắm tập trung cấp quốc gia khi đáp ứng một trong những trường hợp sau đây:
+ Đã nhập hết số lượng của tất cả các thuốc generic trúng thầu có cùng hoạt chất, nồng độ hoặc hàm lượng;
+ Thuốc thuộc các nhóm khác có cùng hoạt chất, cùng nồng độ hoặc hàm lượng đã trúng thầu nhưng buộc phải dừng cung ứng, thuốc bị đình chỉ lưu hành hoặc thuốc không còn trong Danh mục thuốc có chứng minh tương đương sinh học;
+ Nhà thầu chưa cung cấp hết số lượng thuốc của một nhóm thuốc trong hợp đồng đã ký nhưng không có khả năng cung cấp tiếp vì các lý do bất khả kháng, trong trường hợp này phải có thông báo bằng văn bản của nhà thầu kèm theo tài liệu chứng minh;
+ Các trường hợp cần thiết khác để đáp ứng hiệu quả của công tác điều trị, trường hợp này cơ sở y tế có thuyết minh, giải trình cụ thể.
- Trường hợp nhu cầu sử dụng thuốc của cơ sở y tế thuộc Bộ, ngành quản lý, cơ sở y tế thuộc địa phương quản lý vượt số lượng được phân bổ trong thỏa thuận khung thì phải báo cáo Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương hoặc đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm tại địa phương (đối với thuốc kháng HIV, thuốc điều trị lao, vắc xin) để tổng hợp và điều tiết số lượng thuốc giữa các cơ sở y tế thuộc phạm vi cung cấp tại địa phương nhưng bảo đảm không vượt quá tổng số lượng được phân bổ trong thỏa thuận khung trên địa bàn. Trong thời gian 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị điều tiết của cơ sở y tế, Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương hoặc đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm tại địa phương phải có văn bản trả lời đơn vị hoặc thực hiện điều tiết.
Trường hợp nhu cầu sử dụng thuốc của cơ sở y tế thuộc Bộ, ngành quản lý và cơ sở y tế thuộc địa phương quản lý vượt quá khả năng điều tiết của Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương hoặc đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm tại địa phương (đối với thuốc kháng HIV, thuốc điều trị lao, vắc xin) hoặc nhu cầu sử dụng thuốc của các cơ sở y tế thuộc Bộ Y tế quản lý vượt số lượng được phân bố trong thỏa thuận khung hoặc cơ sở y tế phát sinh nhu cầu sử dụng nhung chưa tổng hợp nhu cầu khi xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương hoặc đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm tại địa phương (đối với thuốc kháng HIV, thuốc điều trị lao, vắc xin), cơ sở y tế thuộc Bộ Y tế quản lý phải báo cáo các Đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm để điều tiết số lượng thuốc giữa các đơn vị.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị điều tiết của cơ sở y tế trên địa bàn, Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương hoặc đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm cấp địa phương (đối với thuốc kháng HIV, thuốc điều trị lao, vắc xin) báo cáo các Đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm.
Trong thời gian 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị điều tiết của Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương hoặc đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm cấp địa phương (đối với thuốc kháng HIV, thuốc điều trị lao, vắc xin), cơ sở y tế thuộc Bộ Y tế quản lý, các Đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm phải có văn bản trả lời đơn vị hoặc thực hiện điều tiết. Trường hợp không thực hiện điều tiết trong văn bản trả lời phải nêu rõ lý do không thực hiện điều tiết.
- Sau khi điều tiết hết số lượng thuốc đã ký trong thỏa thuận khung Đơn vị mua sắm tập trung cấp quốc gia, Đơn vị đầu mối tổng hợp nhu cầu mua sắm thực hiện việc điều tiết trong phạm vi tùy chọn mua thêm. Tổng số lượng thuốc điều tiết bảo đảm không vượt quá tổng số lượng đã được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã bao gồm số lượng của tùy chọn mua thêm.
- Việc điều tiết thuốc nhằm bảo đảm đáp ứng nhu cầu sử dụng của cơ sở y tế và bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định tại khoản 4 Điều 20 Thông tư này.
- Văn bản đề nghị điều tiết thuốc thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Điều tiết quá trình thực hiện thỏa thuận khung mua sắm tập trung cấp địa phương
- Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương có trách nhiệm điều tiết việc sử dụng các thuốc đã được lựa chọn thông qua đấu thầu tập trung cấp địa phương theo thỏa thuận khung hoặc hợp đồng đã ký.
- Việc điều tiết thuốc trúng thầu bao gồm mua bổ sung trong phạm vi tùy chọn mua thêm và điều chuyển giữa các cơ sở y tế. Việc điều tiết thực hiện theo quy trình điều tiết thuốc trúng thầu theo hình thức mua sắm tập trung cấp địa phương do Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương ban hành (nếu có).
- Trường hợp nhu cầu sử dụng thuốc của cơ sở y tế vượt số lượng thuốc được phân bổ trong thỏa thuận khung hoặc cơ sở y tế phát sinh nhu cầu sử dụng mặt hàng thuốc nhưng chưa tổng hợp nhu cầu khi xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc thì phải báo cáo Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương để tổng hợp và điều tiết số lượng thuốc giữa các cơ sở y tế thuộc phạm vi cung cấp tại địa phương nhưng bảo đảm không vượt quá tổng số lượng được phân bố trong thỏa thuận khung.
Trong thời gian 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị điều tiết của cơ sở y tế, Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương phải có văn bản trả lời cơ sở y tế hoặc thực hiện điều tiết. Trường hợp không thực hiện điều tiết trong văn bản trả lời phải nêu rõ lý do không thực hiện điều tiết.
- Sau khi điều tiết hết số lượng thuốc đã ký trong thỏa thuận khung, Đơn vị mua sắm tập trung cấp địa phương thực hiện việc điều tiết trong phạm vi tùy chọn mua thêm nhưng bảo đảm tổng số lượng thuốc điều tiết không vượt quá tổng số lượng đã được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã bao gồm số lượng của tùy chọn mua thêm.
- Việc điều tiết thuốc nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của cơ sở y tế và bảo đảm sử dụng thuốc đã trúng thầu theo quy định tại khoản 4 Điều 20 Thông tư này.
- Văn bản đề nghị điều tiết thuốc theo mẫu quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này.
