VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CHO TỔ CHỨC

Chào bạn!

Dựa vào những thông tin mà bạn cung cấp, tôi có một số ý kiến đóng góp như sau:

1. Về thủ tục thành lập và đăng ký văn phòng đại diện

Trước hết, do Cục cấp thoát nước thành phố Kitakyushu và Hiệp hội kinh doanh nước quốc tế Kitakyushu không phải là thương nhân nên không thể áp dụng Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng kí doanh nghiệp hay Nghị định 72/2006/NĐ-CP, nay được thay thế bằng Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Thay vào đó, bạn phải làm 3 thủ tục lập văn phòng đại diện riêng biệt do tính chất hoạt động khác nhau của các tổ chức này.

a, Đối với Cục cấp thoát nước thành phố Kitakyushu

Cục cấp thoát nước thành phố Kitakyushu là tổ chức nước ngoài nhằm hỗ trợ quá trình hợp tác, nghiên cứu trong các lĩnh vực cấp thoát nước giữa Chính phủ các nước và Việt Nam vì mục đích phi lợi nhuận nên các văn bản điều chỉnh là Nghị định 06/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư 10/2005/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 06/2005/NĐ-CP.

Theo Mục II Thông tư 10/2005/TT-BNG và Điều 7 Nghị định 06/2005/NĐ-CP, thủ tục thành lập và đăng kí văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

·        Cơ quan giải quyết: Bộ ngoại giao

·        Thành phần hồ sơ:

Số lượng: 03 bộ

Mỗi bộ hồ sơ bao gồm:

(a) Đơn xin lập VPĐD, với nội dung theo Mẫu "Đơn xin phép lập VPĐD tại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" do Bộ Ngoại giao ban hành mẫu số 01/BNG-VPĐD);

(b) Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của tổ chức nước ngoài xin lập VPĐD;

(e) Văn bản của Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép tổ chức nước ngoài lập VPĐD tại Việt Nam;

(d) Văn bản xác nhận tư cách pháp nhân của tổ chức nước ngoài do Cơ quan có thẩm quyền của nước nơi đặt trụ sở chính cấp;

(e) Các chương trình, dự án đã được Cơ quan có thẩm quyền phía Việt Nam phê duyệt;

(f) Tiểu sử của người dự kiến được cử làm Trưởng VPĐD tại Việt Nam;

(g) Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng VPĐD tại Việt Nam của người đứng đầu Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách tổ chức nước ngoài đó.”

·        Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ

b, Đối với Hiệp hội kinh doanh nước quốc tế Kitakyushu

Do Hiệp hội kinh doanh nước quốc tế Kitakyushu là tổ chức xã hội phi lợi nhuận khác, được thành lập theo luật pháp nước ngoài, có hoạt động hỗ trợ phát triển tại Việt Nam nên văn bản áp dụng là Nghị định 12/2012/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục cấp Giấy đăng ký lập Văn phòng đại diện quy định tại Điều 12 Nghị định 12/2012/NĐ-CP như sau:

·        Điều kiện

a) Đã được cấp Giấy đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 6 của Nghị định này.

b) Có cam kết hoạt động dài hạn thông qua các chương trình, dự án đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam phê duyệt.

c) Đã hoạt động có hiệu quả tại Việt Nam trong thời gian ít nhất hai năm.

d) Văn phòng đại diện chỉ được đặt tại một trong 3 (ba) thành phố là Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh.

·        Cơ quan giải quyết: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc thông qua Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đến Ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài

·        Thành phần hồ sơ:

Số lượng: 01 bộ hồ sơ (các hồ sơ bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch tiếng Việt đã được chứng thực hợp lệ).

Mỗi bộ hồ sơ gồm:

a) Đơn đề nghị lập Văn phòng đại diện gồm các nội dung chủ yếu như sau: sự cần thiết lập Văn  phòng đại diện; địa điểm dự kiến đặt Văn phòng đại diện; dự kiến số lượng nhân viên là người nước ngoài và người Việt Nam cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

b) 01 bản chính Giấy đăng ký hoạt động hoặc 01 bản chụp Giấy phép thành lập Văn phòng dự án (trong trường hợp đã thành lập văn phòng dự án tại Việt Nam).

c) 01 văn bản chương trình, dự án tại Việt Nam và 01 bản chính hoặc sao y bản chính văn bản phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

d) 01 bản chính hoặc 01 bản sao Lý lịch tư pháp của người dự kiến làm Trưởng Văn phòng đại diện do cơ quan có thẩm quyền của nước mà Trưởng Văn phòng là công dân cấp đã được hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu Trưởng Văn phòng đã cư trú ở Việt Nam trên 6 tháng thì phải có thêm 01 bản chính Lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

đ) 01 bản tiểu sử của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện và giấy giới thiệu làm đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

e) 01 bản Báo cáo kết quả hoạt động tại Việt Nam của ít nhất 02 (hai) năm gần nhất.

·        Thời hạn giải quyết: Trong thời gian không quá 45 (bốn mươi năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Tuy nhiên, hiện nay chưa có văn bản pháp luật nào quy định về điều kiện, thủ tục thành lập hiệp hội nước ngoài tại Việt Nam nên tôi không thể trả lời chi tiết cho bạn về vấn đề này. Công ty bạn nên gửi văn bản đề nghị hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện Hiệp hội kinh doanh đến Bộ Ngoại giao để được chỉ dẫn cụ thể.

c, Đối với 3 công ty muốn mở Văn phòng đại diện

Do 3 công ty này hoạt động vì mục đích lợi nhuận nên được coi là thương nhân và luật áp dụng là Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng kí doanh nghiệp hay Nghị định 72/2006/NĐ-CP, nay được thay thế bằng Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Theo Điều 10 và Điều 11 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP nêu trên thì hồ sơ và trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

·        Cơ quan giải quyết: Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

·        Thành phần hồ sơ:

Số lượng: 01 bộ hồ sơ

Mỗi bộ hồ sơ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

·        Thời hạn giải quyết: trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

2.Về tên của Văn phòng đại diện

Hiện tại, Nghị định 06/2005/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư 10/2005/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 06/2005/NĐ-CP, Nghị định 12/2012/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam không có quy định về tên gọi của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam và tổ chức phi chính phủ nước ngoài. Do đó, áp dụng quy định về tên của pháp nhân trong Bộ luật dân sự 2015 tại Khoản 1 Điều 78 như sau: “Pháp nhân phải có tên gọi bằng tiếng Việt.”

Như vậy, tên “Kitakyushu Overseas Business Support Office” chưa phù hợp với quy định trên do không phải là tiếng Việt

Tuy nhiên, đối với 3 công ty con thì theo Điều 29 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

“Điều 29. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

2. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện và cụm từ “Chi nhánh” đối với Chi nhánh.

3. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện, Chi nhánh phát hành.”

3. Thủ tục thay đổi địa điểm đặt Văn phòng đại diện cho Công ty còn lại

Theo Điều 16 và Điều 17 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP nêu trên thì hồ sơ và trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

·        Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

·        Cơ quan giải quyết: Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trước dó

·        Thành phần hồ sơ:

Số lượng: 01 bộ hồ sơ

Mỗi bộ hồ sơ bao gồm:

a) Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:

Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

c) Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

·        Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ

Hiện tại, do các thông tin mà bạn cung cấp còn hạn chế, nên tôi chỉ có thể trả lời sơ bộ cho bạn như vậy. Để có được câu trả lời chính xác hơn bạn nên liên hệ trực tiếp với luật sư để cung cấp thêm những thông tin cụ thể, cũng như trao đổi để tìm ra phương án tốt nhất.

Chuyên viên tư vấn Nguyễn Hà Tường Vân