Tình huống đặt ra là thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước có chữ ký thứ nhất do đi vắng không thể ký giấy rút dự toán ngân sách tại kho bạc nhà nước. Vậy phó trưởng phòng được ủy quyền thì có được ký các chứng từ giao dịch kho bạc nhà nước (KBNN) theo quy định hiện hành không?
Nguyên tắc đăng ký và sử dụng chữ ký của tài khoản KBNN
Liên quan đến nội dung này, tại Khoản 6 Điều 3 Thông tư 18/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước do Bộ Tài chính ban hành có hướng dẫn về các nguyên tắc liên quan đến chữ ký trong quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản tại kho bạc như sau:
- Tất cả các chữ ký (chữ ký thứ nhất, chữ ký thứ hai) đều phải được ký vào từng liên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký tại KBNN. Dấu của đơn vị, tổ chức trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại KBNN.
- Trước khi sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử với KBNN, các đơn vị giao dịch phải thông báo chữ ký số của các cá nhân liên quan thuộc đơn vị giao dịch tham gia giao dịch điện tử với KBNN. Chữ ký số của các cá nhân tham gia giao dịch điện tử với KBNN phải gắn với từng chức danh tham gia và theo từng loại giao dịch cụ thể.
- Chữ ký số được thông báo để ký chức danh chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền (chữ ký thứ nhất); kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền (chữ ký thứ hai) trên các chứng từ chuyển tiền qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN phải là chữ ký số tương ứng của người đã được KBNN chấp thuận ký chữ ký thứ nhất và ký chữ ký thứ hai trong hồ sơ đăng ký mở và sử dụng tài khoản của đơn vị giao dịch.
- Số lượng chữ ký số cho chữ ký thứ nhất và chữ ký thứ hai không được vượt quá số lượng người ký chữ ký tương ứng quy định.
Các đơn vị, tổ chức được đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN nơi đơn vị đóng trụ sở chính theo nguyên tắc trên. Việc muốn đăng ký tại KBNN ở địa phương khác không thuộc địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở chính, phải được sự đồng ý của KBNN cấp trên bằng văn bản.
Đăng ký chữ ký tài khoản kho bạc đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN
Theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 18/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước do Bộ Tài chính ban hành thì việc đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu chữ ký của đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN lần đầu sẽ phải bằng hình thức lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước). Trong đó, yêu cầu về chữ ký như sau:
- Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền ký Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền ký thay chủ tài khoản). Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền cho người đăng ký chữ ký thứ hai thay mình làm Chủ tài khoản.
- Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 3 người ký chữ ký thứ hai (Kế toán trưởng và 02 người được ủy quyền).
- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang không có Kế toán trưởng thì không phải đăng ký chữ ký thứ hai. Trên chứng từ giao dịch với KBNN nơi kế toán trưởng ký ghi rõ “Không có”.
Căn cứ quy định trên thì để ký giấy rút dự toán ngân sách tại kho bạc nhà nước thì phó trưởng phòng phải có đăng ký chữ ký thứ nhất trước đó với kho bạc nhà nước với tư cách là người được ủy quyền ký Chủ tài khoản. Còn nếu chưa đăng ký chữ ký thứ nhất cho người được ủy quyền thì dù có văn bản ủy quyền, phó trưởng phòng cũng không thể ký.
