Trong quá trình công tác, làm việc luân chuyển nhiều doanh nghiệp khác nhau khi đó phải đóng lại BHXH. Do đó, không tránh khỏi tình trạng một người lao động (NLĐ) phải đóng nhiều lần BHXH khác nhau. Thì trường hợp này NLĐ được gộp sổ BHXH? Thủ tục ra sao?
1. Khi nào được gộp BHXH?
Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:
- Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
- Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.
2. Hồ sơ đề nghị gộp BHXH
Theo Điều 27 Văn bản hợp nhất 2089/VBHN-BHXH về cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT cho một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì:
Cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới và thực hiện:
(1) Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ BHXH
* Thành phần hồ sơ:
- Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). b) Gộp sổ BHXH:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+ Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có);
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
(2) Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH
* Thành phần hồ sơ
- Người tham gia
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+ Hồ sơ kèm theo (Mục 3,4 Phụ lục 01).
+ Đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
(3) Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995.
* Thành phần hồ sơ
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hồ sơ kèm theo (Mục 1, 2 Phụ lục 01).
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
(4) Cấp lại, đổi thẻ BHYT
* Thành phần hồ sơ
- Người tham gia
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
* Đơn vị: Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
3. Thời hạn giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH
NLĐ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gộp sổ BHXH, NLĐ có thể nộp tại đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH quản lý. Sau khi tiếp nhận thủ tục gộp sổ BHXH của NLĐ, cơ quan BHXH xã hội phải giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị thì thời hạn sẽ được kéo dài hơn, nhưng cũng không quá 45 ngày.
Như vậy, trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên tại những công ty đã làm trước đó thì thực hiện đề nghị gộp sổ BHXH và không quá 45 ngày sẽ được gộp sổ BHXH nếu hoàn tất các thủ tục trên.
