Trường hợp nào bắt buộc sử dụng con dấu doanh nghiệp?

Dear Trang_U

Nội dung bài viết sau sẽ giúp bạn và mọi người làm rõ hơn vấn đề này. Bài viết này đã xuất bản và hiện tại chưa cập nhật mới nhất tuy nhiên nội dung vẫn mang giá trị tham khảo.

Phải đóng dấu theo luật định

Khoản 4, điều 44 nói trên của Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ, vẫn buộc phải đóng dấu trong trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Có ít nhất hai dạng quy định của pháp luật như sau: Thứ nhất, có quy định rõ ràng là phải đóng dấu. Ví dụ khoản 4, điều 19 về “Lập chứng từ kế toán”, Luật Kế toán năm 2003 quy định: Liên chứng từ kế toán “gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán”. Thứ hai, không quy định rõ trong phần chính của văn bản, nhưng lại có cụm từ “ký tên, đóng dấu” ở cuối các giấy tờ, mẫu biểu kèm theo. Trường hợp này sẽ gây tranh cãi bất phân thắng bại rằng, đó là bắt hay không bắt buộc phải đóng dấu? Còn trường hợp thứ nhất thì hiển nhiên là phải đóng dấu.

Có tới hàng chục văn bản, từ thông tư cho tới luật, đang quy định bắt buộc phải đóng dấu. Một doanh nghiệp bình thường thì cần phải có tài khoản và giao dịch qua ngân hàng. Mà chứng từ giao dịch bằng giấy với ngân hàng của các doanh nghiệp thì bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại điểm c, khoản 1, điều 8 về “Ký chứng từ kế toán ngân hàng”, Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12-12-2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Đặc biệt là Luật Thuế giá trị gia tăng hiện hành quy định, giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải được thực hiện thanh toán không bằng tiền mặt và thông qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Tất nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ mua bán hàng hóa, dịch vụ với giá trị mỗi giao dịch dưới 20 triệu đồng, thì không phải qua ngân hàng. Nhưng nếu xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mỗi lần từ 200.000 đồng trở lên thì phải lập hóa đơn và khi đó lại bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại điều 4 về “Loại, hình thức và nội dung hóa đơn”, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ “Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ” (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17-1-2014).

Cuối cùng, nếu mỗi giao dịch chỉ dưới 200.000 đồng, thì khỏi cần xuất hóa đơn, nhưng doanh nghiệp cũng vẫn phải có sổ kế toán và vẫn buộc phải “đóng dấu giáp lai” vào sổ kế toán theo quy định tại khoản 2, điều 25 về “Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán”, Luật Kế toán.

Ngoài ra, hoạt động của một doanh nghiệp bình thường còn phải liên quan đến nhiều giao dịch phải đóng dấu khác. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không có con dấu thì đồng nghĩa với việc không được hoạt động hoặc làm gì cũng bất hợp pháp.

Như các bác trên diễn đàn trao đổi rất nhiệt tình thì nếu trong Điều lệ hoặc các quy định, quy chế nội bộ không quy định các văn bản nêu trên bắt buộc phải dùng dấu thì đương nhiên là không bắt buộc.

Tuy nhiên, bắt buộc hay không bắt buộc là 1 chuyện còn chuyện xét đến tính hiệu lực và tính chứng minh đương nhiên hoặc có lợi đối với bên thứ 3 thì lại là 1 chuyên khác.

Ví dụ: Sea Bank từ chối thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh đối với KH khi mà Giám đốc CN ký, đóng dấu trên Chưng thư bảo lãnh vì lý do Giám đốc không có ủy quyền. Một trong các vụ điển hình liên quan đến con dấu và ủy quyền.

Nếu bạn là đối tác vậy bạn có dám ký kết với 1 công ty mà chỉ có chữ ký của người theo ủy quyền. Khi mà con dấu không có, Điều lệ, ủy quyền và các văn bản nội bộ cũng không có dấu, đăng ký doanh nghiệp cũng không có chữ ký của đại diện theo pháp luật. Và nếu trong trường hợp này thì chắc chỉ có sự dũng cảm và niềm tin mới dám ký kết hợp đồng như thế.

Từ nay áp dụng Luật kế toán năm 2015 rồi nha. Chả cần dấu má

- Lập chứng từ kế toán: Luật Kế toán năm 2003 quy định: Liên chứng từ kế toán gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

- Các chứng từ giao dịch giấy tờ với ngân hàng thì doanh nghiệp bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại điểm c khoản 1, điều 8 về “Ký chứng từ kế toán ngân hàng”, Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN.

- Theo Luật thuế giá trị gia tăng cũng có quy định là các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thực hiện thanh toán qua ngân hàng sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Và nếu doanh nghiệp mua bán hàng hóa hay dịch vụ có giá trị mỗi giao dịch dưới 20 triệu đồng thì thanh toán tiền mặt mà không cần qua ngân hàng. Mỗi lần bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 trở lên bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại điều 4 về “Loại, hình thức và nội dung hóa đơn”, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 04/2014/NĐ-CP)

Trên đây là một số trường hợp mà mình đã tìm hiểu về các trường hợp doanh nghiệp phải sử dụng con dấu. Hi vọng là thông tin nêu trên có thể giúp ích cho câu hỏi mà bạn đặt ra cho bạn. Trân trọng!