Trường hợp biên lai đặt in bị in thừa phải xử lý như thế nào? Trình tự tiêu hủy biên lai được thực hiện như thế nào? Người nộp thuế làm cháy biên lai thì có được sử dụng bản chụp để làm quyết toán tài chính?
1. Trường hợp biên lai đặt in bị in thừa phải xử lý như thế nào?
Căn cứ khoản 1 Điều 39 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp tiêu hủy biên lai bao gồm:
- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.
- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.
- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Như vậy, trường hợp biên lai đặt in mà bị in thừa thì phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.
2. Trình tự tiêu hủy biên lai được thực hiện như thế nào?
Căn cứ khoản 3 Điều 39 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai được thực hiện như sau:
- Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu phí, lệ phí phải tiêu hủy biên lai và gửi cơ quan thuế bao gồm nội dung sau: tên cơ quan thu phí, lệ phí mã số thuế (nếu có); địa chỉ; phương pháp hủy biên lai; vào hồi mấy giờ, ngày, tháng, năm hủy; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng. Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.
- Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy. Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm: tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai tiêu hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần tiêu hủy không liên tục).
- Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng tiêu hủy biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.
- Các thành viên Hội đồng tiêu hủy biên lai phải ký vào biên bản tiêu hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Hồ sơ tiêu hủy biên lai gồm: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai; bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy; biên bản tiêu hủy biên lai; thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.
Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai thu theo Mẫu số 02/HUY-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy biên lai. Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy từ số đến số, lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy.
Như vậy, Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng theo quy định. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in. Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Người nộp thuế làm cháy biên lai thì có được sử dụng bản chụp để làm quyết toán tài chính?
Căn cứ khoản 2 Điều 40 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, trường hợp người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí cháy chứng từ, biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính. Tổ chức thu phí, lệ phí và người nộp chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc cháy biên lai.
Như vậy, người nộp thuế làm cháy biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc cháy biên lai để làm quyết toán tài chính.
