Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác. Thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự trừ các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng, đời tư, đạo đức xã hội và các trường hợp pháp luật cấm. Sau khi lập vi bằng, Thừa phát phải gửi Sở Tư Pháp thì vi bằng mới hợp lệ. Vậy việc lập vi bằng được thực hiện theo trình tự, thủ tục như thế nào là hợp pháp, mời các bạn cùng tham khảo bài viết sau:
Lập vi bằng như thế nào là hợp pháp, cần thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:
Căn cứ: Mục 2 chương 3 Nghị đinh 61/2009/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung tại khoản 8, 9 Nghị định 135/2013/NĐ-CP;
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức về việc lập vi bằng.
- Theo đó, người có nhu cầu lập vi bằng sẽ đến Văn phòng Thừa phát lại và làm việc với thư ký nghiệp vụ. Thư ký nghiệp vụ tư vấn về một số quy định pháp luật có liên quan đến vi bằng để người lập nắm rõ.
- Sau khi thống nhất, thư kí nghiệp vụ sẽ cấp cho người có nhu cầu Phiếu yêu cầu lập vi bằng (theo mẫu) để điền thông tin. Thư ký nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của nội dung yêu cầu lập vi bằng và trình Thừa phát lại quyết định.
Lưu ý: Nếu người yêu cầu có mong muốn việc lập vi bằng thông qua các phương tiện thông tin khác thì Phiếu yêu cầu lập vi bằng, Phiếu cung cấp thông tin sẽ được thực hiện tại nơi khách hàng yêu cầu.
Bước 2: Thỏa thuận lập vi bằng
Cá nhân, tổ chức muốn lập vi bằng phải thỏa thuận với Trưởng văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau:
- Nội dung cần lập vi bằng;
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 61/2009/NĐ-CP về tổ chức hoạt động thừa phát lại thực hiện thí điểm tại TP. Hồ Chí Minh, quy định về hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng, như sau:
1. Vi bằng lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu sau:
a) Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
b) Địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng;
c) Người tham gia khác (nếu có);
d) Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng;
đ) Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
e) Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
g) Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.
2. Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác.
Do đó, trong quá trình thỏa thuận về nội dung cần lập vi bằng, thì người lập và văn phòng thừa phát lại lưu ý thỏa thuận phải đảm bảo đủ về quy định về hình thức và nội dung khi lập vi bằng nêu trên.
- Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
Theo đó, thời gian và địa điểm lập vi bằng do hai bên thỏa thuận, có thể được lập tại Văn phòng Thừa phát lại hoặc tại nơi mà người lập yêu cầu.
- Chi phí lập vi bằng;
Chi phí lập vi bằng do hai bên thỏa thuận, theo danh mục biểu phí của Văn phòng thừa phát lại quy định cụ thể cho từng loại vụ việc được thực hiện. Ngoài ra, hai bên có thể thỏa thuận thêm về các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin (nếu có); tiền bồi dưỡng người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác (nếu có);
Lưu ý: Việc thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản; Người yêu cầu phải cung cấp các thông tin và các tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có).
Bên cạnh đó, Văn phòng Thừa phát lại phải cử thư ký nghiệp vụ ghi vào sổ theo dõi việc thỏa thuận lập vi bằng.
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng
- Sau khi thỏa thuận và đảm bảo các nội dung nêu trên thì người lập và văn phòng thừa phát lại tiến hành lập vi bằng theo mẫu.
- Trong trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu của người lập, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng, chứng kiến việc lập vi bằng hoặc yêu cầu nhà chuyên môn tham gia vào việc lập vi bằng.
- Thừa phát lại sẽ mô tả cụ thể sự kiện, hành vi cần ghi nhận; tiến hành đo đạc, chụp ảnh, quay phim… trung thực, khách quan trong vi bằng.
Ngoài ra, trước khi ký vào vi bằng, Thừa phát lại tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người bị lập vi bằng, người làm chứng… và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến, người có hành vi bị lập vi bằng ký tên vào vi bằng.
Cuối cùng, vi bằng được đóng số theo thứ tự thời gian, ghi vào sổ theo dõi vi bằng và được lập thành 03 bản chính (01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng).
Lưu ý: Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp.
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định (Căn cứ khoản 4, Điều 26 của Nghị định 61/2009/NĐ-CP). Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký (khoản 9, Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP)
Bước 4: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng
- Trước khi giao vi bằng, thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
- Người lập được giao một bản chính của vi bằng.
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại.
Lưu ý về việc sao y vi bằng chỉ được cung cấp trong trường hợp:
- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng. Văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phải được lưu trong hồ sơ vi bằng.
- Việc cấp bản sao vi bằng do Thừa phát lại đã thực hiện vi bằng quyết định, được thực hiện tại Văn phòng Thừa phát lại sau khi đối chiếu với bản chính và đóng dấu bản sao vi bằng, đồng thời được ghi vào sổ theo dõi vi bằng.
Xem thêm:
>>> Việc lập vi bằng có là chứng cứ trước tòa
>>> Cần phân biệt rõ khi nào lập vi bằng, khi nào công chứng, chứng thực?
Cập nhật bởi Limma ngày 29/11/2019 03:43:07 CH
