Trước hết, về Nghị định 110/2004/NĐ-CP mà bạn nêu, nó không điều chỉnh cho doanh nghiệp, nó chỉ dành cho cơ quan nhà nước, đơn vị công lập, cụ thể tại điều 1:
"Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư."
Còn về vấn đề đóng dấu ký tên trên hóa đơn thì Bộ Tài chính có hướng dẫn rất cụ thể như sau:
Căn cứ Điểm 2.2, Mục 3 Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 6/5/2002 hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký”.
Theo hướng dẫn tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, “Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”.
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.
Từ căn cứ nêu trên, về nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bên bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng và phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn. Tại tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thủ trưởng đơn vị của bên bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) đầy đủ theo quy định.
Nếu trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp đã làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế có các tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và "Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" thì thực hiện như sau:
- Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị" thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
- Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự.
Trước khi người được ủy quyền ký tại chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" phải ghi rõ "TUQ" trước tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị", người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay Giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng trực tiếp tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị".
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị"."
