Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Viện kiểm sát nhân dân các cấp; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành kiểm sát nhân dân
Theo Điều 32 Quyết định 33/QĐ-VKSTC về trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được quy định như sau
- Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quán triệt thực hiện đúng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cùng các quy định của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu, -thiết bị lưu khóa bí mật.
- Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm trước Viện trưởng cùng cấp về việc bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp trên trực tiếp về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Viện kiểm sát nhân dân cấp mình.
- Con dấu của cơ quan, đơn vị và khóa bí mật con dấu phải được giao bằng quyết định cho Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu, khóa bí mật con dấu chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, khóa bí mật con dấu của đơn vị và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau
+ Con dấu, khóa bí mật con dấu phải được quản lý tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu, khóa bí mật con dấu. Con dấu cơ quan phải được bảo quản an toàn trong và ngoài giờ làm việc;
+ Không giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
+ Quản lý dấu trực nghiệp vụ ngoài giờ hành chính và ngày nghỉ, lễ, tết
++) Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao do Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng;
++) Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện do Văn thư cơ quan hoặc công chức trực nghiệp vụ trực tiếp quản lý; phải được giao nhận bằng văn bản và tuân thủ quy định tại Điều này.
+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan ban hành và bản sao văn bản.
+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan trực tiếp thực hiện.
Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành kiểm sát nhân dân
Theo Điều 33 Quyết định 33/QĐ-VKSTC sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành kiểm sát được quy định như sau
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ;
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
+ Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
+ Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan quy định.
+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
+ Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất phải báo cáo ngay với Thủ trưởng cấp mình; đồng thời thông báo với cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi xảy ra mất con dấu phải có báo cáo nhanh về Viện kiểm sát nhân dân tối cao để biết, chỉ đạo.
+ Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới; trường hợp giải thể, đơn vị cấp trên trực tiếp phải thu hồi con dấu theo quy định.
+ Không đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng, đóng dấu vào văn bản chụp lại mà không có bản gốc để đối chiếu hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư ngành kiểm sát nhân dân thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Trên đây là một số quy định uản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư ngành kiểm sát nhân dân theo Quyết định 33/QĐ-VKSTC có hiệu lực từ ngày 20/02/2023.
