Căn cứ khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Theo đó, Điều này được hướng dẫn bởi Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Tại Điều 3 và Điều 4 Nghị định 122/2020/NĐ-CP nêu rõ:
“Điều 3. Nguyên tắc phối hợp, liên thông giữa các cơ quan quản lý nhà nước
1. Cơ quan đăng ký kinh doanh là cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
2. Việc phối hợp, liên thông giữa các cơ quan quản lý nhà nước quy định tại các Điều 5, 6, 7 và 8 Nghị định này được thực hiện qua phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
3. Cơ quan quản lý nhà nước về lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, các thông tin về đăng ký doanh nghiệp đã được chia sẻ từ cơ quan đăng ký kinh doanh trừ tên, mã số doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện khi thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan.
Điều 4. Hồ sơ phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
1. Hồ sơ phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định về đăng ký doanh nghiệp.
2. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung quy định tại Luật Doanh nghiệp và nội dung khai trình việc sử dụng lao động, kê khai phương thức đóng bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
3. Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp được quy định tại các Phụ lục I-1, I-2, I-3, I-4 và I-5 ban hành kèm theo Nghị định này. Mẫu thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện quy định tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Nghị định này.”
Dựa vào các quy định trên, có thể thấy khai trình sử dụng lao động là một trong số các công việc cần thực hiện khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước dễ dàng trong việc quản lý lao động. Ngoài ra, trong quy trình đăng ký thành lập mới này đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động.
Như vậy, trường hợp công ty đã thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp theo Nghị định về đăng ký doanh nghiệp (Nghị định 01/2021/NĐ-CP) và Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì sẽ không phải giải trình việc sử dụng lao động.
