Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.
Ban vận động đóng vai trò là một tập thể tiên phong; có trách nhiệm vận động, dẫn dắt và đứng ra chủ trì, thực hiện các công việc cụ thể cho đến khi bầu được Ban chấp hành của Công đoàn.
Những người lao động có ý nguyện gia nhập Công đoàn sẽ tự tập hợp lại và bầu ra trưởng Ban vận động. Trường hợp có 01 người lao động đã là đoàn viên Công đoàn thì người này có quyền tập hợp người lao động và làm trưởng Ban vận động; nếu số đoàn viên Công đoàn nhiều hơn thì bầu trưởng Ban trong số đoàn viên đó.
Trong quá trình vận động, Ban vận động gửi Đơn xin tự nguyên gia nhập Công đoàn Việt Nam đến những người lao động để họ hoàn tất và thu thập lại làm cơ sở xem xét có đủ điều kiện để thành lập Công đoàn hay chưa.
Điều kiện để có thể thành lập Công đoàn là phải có ít nhất 05 đoàn viên Công đoàn Việt Nam; hoặc, phải có ít nhất 05 người lao động có đơn tự nguyện xin gia nhập Công đoàn Việt Nam.
Chính vì thế, Ban sẽ cần vận động được càng nhiều người lao động tự nguyện gia nhập càng tốt. Sau khi đáp ứng được điều kiện về số lượng như trên thì Ban vận động sẽ tiến hành bước tiếp theo là tổ chức Hội nghị thành lập Công đoàn để giải quyết các nội dung sau:
1. Báo cáo quá trình vận động người lao động gia nhập Công đoàn và tổ chức thành lập Công đoàn.
2. Báo cáo danh sách người lao động có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn.
3. Tuyên bố thành lập Công đoàn.
4. Bầu Ban chấp hành Công đoàn
5. Thông qua chương trình hoạt động của Công đoàn.
Vì, hoạt động của Công đoàn, Ban chấp hành Công đoàn chỉ hợp pháp sau khi có quyết định công nhận của Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.
Cho nên, trong thời hạn 15 ngày kể từ khi kết thúc Hội nghị, Ban Chấp hành Công đoàn có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở ra quyết định công nhận đoàn viên và Công đoàn tại doanh nghiệp, bao gồm các giấy tờ sau:
1. Văn bản đề nghị công nhận đoàn viên, Công đoàn cơ sở và Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.
2. Danh sách đoàn viên, kèm theo Đơn gia nhập Công đoàn Việt Nam của người lao động.
3. Biên bản hội nghị thành lập Công đoàn;
4. Biên bản kiểm phiếu bầu cử Ban chấp hành Công đoàn kèm theo lý lịch trích ngang của các thành viên Ban chấp hành.
Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở sẽ giải quyết việc công nhận hay không trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Công đoàn cơ sở.
Lưu ý:
- Trình tự thành lập công đoàn ở mỗi địa phương có thể sẽ có sự khác nhau (trong hồ sơ phải nộp); vậy nên, doanh nghiệp và người lao động rất cần phải liên hệ với Công đoàn cấp trên trực tiếp của mình để được hướng dẫn, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.
- "Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở" bao gồm:
+ Liên đoàn Lao động huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Liên đoàn Lao động cấp huyện) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;
+ Hoặc, Công đoàn các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế (gọi chung là Công đoàn các khu công nghiệp) nếu doanh nghiệp thuộc các khu vực này.
