Thủ tục mở văn phòng đại diện ở Singapore?

Cảm ơn câu hỏi của bạn! Theo quy định tại Điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2020 có quy định như sau:

Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.

Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính".

Như vậy, từ quy định tại điều luật trên có thể thấy rằng pháp luật cho phép các doanh nghiệp, công ty Việt Nam được phép mở văn phòng đại diện tại nước ngoài. Và việc mở văn phòng đại diện tại nước ngoài còn cần phải đáp ứng quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến việc thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo đó, trình tự, thủ tục thông báo khi mở văn phòng đại diện ở nước ngoài được tiến hành như sau:

Hồ sơ xin mở văn phòng đại diện tại nước ngoài: 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ sau:

• Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Thủ tục mở văn phòng đại diện ở nước ngoài

• Chuẩn bị hồ sơ: doanh nghiệp tiến hành việc chuẩn bị các hồ sơ , giấy tờ như đã đề cập ở trên. 

• Nộp hồ sơ: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Theo đó, doanh nghiệp sẽ nộp 01 bộ hồ sơ đã chuẩn bị như trên đến phòng đăng ký kinh doanh để tiến hành bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Nhận kết quả: Sau 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo mở văn phòng đại diện ở nước ngoài của doanh nghiệp thì phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cảm ơn câu hỏi của bạn, mình xin đóng góp ý kiến về trường hợp này như sau:

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Singapore

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam được thành lập theo quy định theo pháp luật của Singapore

Công ty mẹ nước ngoài phải có doanh thu bán hàng vượt quá 250.000 đô la Mỹ

Công ty mẹ nước ngoài phải được thành lập từ ba năm trở lên

Số lượng nhân viên được đề xuất cho văn phòng đại diện Singapore phải từ năm người trở xuống

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Singapore

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Đơn xin thành lập văn phòng đại diện

Bản sao Giấy chứng nhận thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký của công ty mẹ, tùy từng trường hợp

Bản sao báo cáo thường niên mới nhất của công ty mẹ và các tài khoản đã được kiểm toán

Được xác nhận hợp lệ cam kết tuân thủ các Điều khoản và Điều kiện chi phối các văn phòng đại diện tại Singapore

Lưu ý: Tất cả các tài liệu phải bằng tiếng Anh, nếu không thì phải nộp bản dịch tiếng Anh chính thức của các tài liệu.

Bước 2: Thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức thành lập văn phòng đại diện tại Singapore, doanh nghiệp lập hồ sơ gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Singapore

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Singapore

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Sau khi hoàn thành bước này, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được phép hoạt động bình thường

Văn phòng đại diện tại Singapore phải tuân thủ các quy định sau:

Tên văn phòng đại diện phải trùng với tên công ty mẹ. Nếu công ty mẹ thay đổi tên, văn phòng đại diện phải thông báo cho International Enterprise (IE) Singapore và cung cấp giấy xác nhận về việc thay đổi tên trong vòng 1 tháng kể từ khi đổi tên.

Trên tất cả các tài liệu truyền thông, văn phòng đại diện phải in rõ ràng “Văn phòng đại diện đã đăng ký tại Singapore”.

Văn phòng đại diện phải thông báo cho IE trong vòng 1 tháng nếu có bất kỳ thay đổi nào về địa chỉ văn phòng, số điện thoại hoặc số fax.

Văn phòng đại diện phải thông báo cho IE trong vòng 1 tháng kể từ khi đóng cửa hoạt động hoặc sau khi chuyển đổi thành văn phòng chi nhánh hoặc công ty con.

Lưu ý, vì không có tư cách pháp nhân nên văn phòng đại diện không bắt buộc phải nộp báo cáo tài chính hàng năm với ACRA hoặc báo cáo thuế hàng năm với IRAS.

Thủ tục gia hạn

Sau khi được chấp thuận, văn phòng đại diện có giá trị trong vòng 1 năm và phải được gia hạn hàng năm để tiếp tục hoạt động. Thông thường, IE sẽ gửi thông báo gia hạn trước 2 tháng so với thời hạn gia hạn của văn phòng đại diện. Hơn nữa, văn phòng đại diện phải được gia hạn trong vòng 7 ngày kể từ ngày hết hạn gia hạn.