Đơn vị tôi đang sử dụng con dấu do Bộ Công an cấp, tuy nhiên hiện tại đã bị hỏng. Vậy muốn xin cấp lại con dấu thì cần thực hiện thủ tục nào? Đơn vị tôi có được xin thêm một con dấu nữa không?
1. Điều kiện sử dụng con dấu
Tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện sử dụng con dấu như sau:
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
=> Theo đó, đối với con dấu ướt thì mỗi đơn vị chỉ được sử dụng duy nhất một con dấu được cấp. Trường hợp muốn sử dụng thêm một con dấu như con dấu đã cấp thì phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền. Còn nếu là con dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi thì đơn vị tự quyết định.
2. Thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu
Trường hợp muốn đổi con dấu của cơ quan nhà nước cấp do bị hỏng thì có thể tham khảo thủ tục hướng dẫn tại Quyết định 3191/QĐ-BCA 2022 (cụ thể tại Mục 2. Thủ tục: Đăng ký lại mẫu con dấu) hoặc link của Bộ Công An https://dichvucong.bocongan.gov.vn/bocongan/bothutuc/tthc?matt=40853 như sau:
Bước 1:
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu hoặc có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên hoặc bị mất con dấu nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần;
- Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
Bước 2:
Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và thành phần của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ giải quyết và gửi Giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thành phần thì không tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì không tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ và gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.
Bước 3:
Căn cứ theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận hồ sơ, người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến nộp hồ sơ sẽ nhận kết quả trực tiếp hoặc nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính gồm có con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan nhà nước
* Hồ sơ đối với người được cử đến nộp hồ sơ:
+ Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền;
+ Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
* Hồ sơ đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu: Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do. (Hiện văn bản này không quy định sẵn mẫu, theo đó sẽ do cơ quan, tổ chức tự soạn văn bản)
Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.
Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: văn bản, giấy tờ trong hồ sơ là văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật (văn bản điện tử có định dạng PDF).
Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc.
Lệ phí: Không.
Như vậy, khi con dấu do cơ quan nhà nước cấp bị hỏng, đơn vị chuẩn bị hồ sơ theo quy định, hiện tại không có mẫu sẵn mà sẽ tự soạn văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu rồi nộp đến Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an để được cấp lại Con dấu; Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; Giấy chứng nhận thu hồi con dấu.
