Việc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định từ Điều 135 đến Điều 148 Luật doanh nghiệp 2014.
Theo đó khi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông cần đảm bảo là do người có thẩm quyền triệu tập và đáp ứng các điều kiện để tổ chức họp theo quy định. Sau đó cần thực hiện các thủ tục sau:
Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp, đảm bảo danh sách được lập không sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Bước 2: Gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Cổ đông có thể tham dự và biểu quyết tại cuộc họp bằng các hình thức sau:
+ Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
+ Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
+ Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
+ Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.
Bước 3: Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành như sau:
+ Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;
+ Bầu Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu
+ Thông qua Chương trình và nội dung họp trong phiên khai mạc.
+ Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình.
