Theo quy định pháp luật hiện hành thì không có văn bản nào quy định về các loại chữ ký scan, chữ ký khắc sẵn (đóng dấu chữ ký) cả. Những hình thức ký này đang trong tình trạng "nằm ngoài quy định của pháp luật" nói cách khác là không có quy định pháp luật nào công nhận chữ ký scan hay khắc sẵn.
Do đó, nếu trong giao dịch mà sử dụng những dạng chữ ký như vậy thì có thể dẫn đến tài liệu, chứng từ bị vô hiệu hoặc gây tranh chấp giữa các bên. Trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, khởi kiện ra Tòa thì cũng sẽ gặp khó khăn trong việc giám định chữ ký (không có cơ sở xác định là chữ ký thật của người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện giao dịch).
Nên tốt nhất là sử dụng chữ ký "sống" trên các tài liệu, giấy tờ giao dịch. Mặc dù cũng không có văn bản nào quy định về chữ ký "sống" nhưng xét về nguyên tắc khi phát sinh tranh chấp thì có thể dùng chữ ký "sống" để xác minh, giám định được. Hiện tại chỉ có một số văn bản sau có quy định gián tiếp đến cách hiểu phải áp dụng chữ ký "sống" như:
- Theo Điều 19 Luật kế toán 2015: "...Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn...."
- Tại Công văn số 2826/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về việc sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán,văn bản giao dịch... với cơ quan thuế.
Trên thực tế hiện nay đang áp dụng chữ ký số trong thực hiện giao dịch, loại chữ ký này hoàn toàn đảm bảo về mặt giá trị pháp lý, được công nhận. Nó không phải là quy định bắt buộc nhưng doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng.
Ngoài ra, có thể tham khảo qua Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
