Bí mật nhà nước là thông tin có nội dung quan trọng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc. Hình thức chứa bí mật nhà nước bao gồm tài liệu, vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc các dạng khác.
Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước do người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước, người làm công tác giao liên hoặc văn thư của cơ quan, đơn vị thực hiện; phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong; vận chuyển tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước qua dịch vụ bưu chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về bưu chính.
Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam được thực hiện như sau
Theo khoản 4 Điều 8 Quyết định 1769/QĐ-BHXH 2023 việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau
+ Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được quản lý bằng “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước” theo Mẫu số 16 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA. Bên giao có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin trên sổ. Bên nhận có trách nhiệm ký nhận khi nhận được tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
+ Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải làm bì hoặc đóng gói riêng theo độ mật. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.
+ Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” phải được bảo vệ bằng hai lớp bì văn bản: Bì trong ghi số, ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, tên cơ quan, đơn vị, người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” và được niêm phong bằng dấu của cơ quan, đơn vị ở ngoài bì; trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A” theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
+ Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được bảo vệ bằng một lớp bì, ngoài bì đóng dấu chữ “B” và chữ “C” theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA, tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong.
Việc nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam được thực hiện như sau
Theo khoản 5 Điều 8 Quyết định 1769/QĐ-BHXH 2023 văn thư tiếp nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải kiểm tra, đóng dấu “Đến”, ghi số đến, thời gian đến trên bì văn bản, đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến” theo Mẫu số 15 ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA và chuyển người có thẩm quyền giải quyết.
-Văn thư không bóc bì, chuyển nguyên trạng bì văn bản trong các trường hợp sau:
+ Đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có độ Tuyệt mật (A), chuyển Tổng Giám đốc xử lý.
+ Đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có độ Tối mật (B), chuyển Chánh Văn phòng xử lý.
+ Đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đích danh cá nhân, tổ chức, đơn vị, chuyển theo nơi nhận ghi trên bì văn bản.
- Đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có độ Mật (C), Văn thư bóc bì, đăng ký và trình Chánh Văn phòng xử lý.
- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mà bì văn bản có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển ngay đến người có tên trên bì văn bản. Nếu người có tên trên bì văn bản đi vắng và trên bì văn bản có dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được thủ trưởng cơ quan, đơn vị ủy quyền giải quyết.
- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến thủ trưởng cơ quan, đơn vị nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước hoặc người có tên trên bì văn bản (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục. Nếu phát hiện tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý.
- Khi thực hiện giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, nơi gửi và nơi nhận phải đối chiếu về số lượng, kiểm tra việc đóng bì, đóng gói tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Trường hợp phát hiện thiếu số lượng, sai sót trong đóng bì, đóng gói thì nơi nhận yêu cầu nơi gửi bổ sung, xử lý trước khi vào sổ theo dõi và ký nhận.
- Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị hoặc cá nhân đã nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải gửi lại đúng thời hạn ghi trên văn bản.
Trên đây là một số quy định về về vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ngành Bảo hiểm xã hội theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1769/QĐ-BHXH 2023 có hiệu lực từ ngày 06/12/2023 .
