Ngày 26/01/2024, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH năm 2024 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Theo đó quy định quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
(1) Quy định quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Theo Điều 35 Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH quy định quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, như sau:
- Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu (đối với các đơn vị có con dấu riêng) và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được giao cho Văn thư cơ quan quản lý và sử dụng. Văn thư cơ quan được giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật và có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại phòng làm việc của người được giao quản lý. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.
+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền giao trách nhiệm quản lý. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản.
+ Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản; ký số vào văn bản điện tử.
+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị và cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản.
- Khi Bộ, các đơn vị thuộc Bộ có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu, thiết bị lưu khoá cũ cho cơ quan, đơn vị và làm thủ tục xin khắc con dấu mới theo quy định pháp luật.
(2) Quy định sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Theo Điều 36 Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH quy định sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, như sau:
- Sử dụng con dấu
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thực hiện theo quy định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Bộ và các đơn vị thuộc Bộ ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Như vậy quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được quy định tại Điều 35, 36 Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH có hiệu lực ngày 26/01/2024.
