Sai sót trong hóa đơn điện tử có thể gây ra nhiều hệ lụy. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xử lý khi gặp tình huống phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã gửi cho người mua
(1) Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có hai loại là:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập hóa đơn điện tử bằng các phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các hóa đơn này là tài liệu quan trọng để làm căn cứ để tính thuế và chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Do đó, khi có sai sót thông tin trên hóa đơn điện tử, người bán phải xử lý theo quy định của pháp luật.
(2) Phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi gửi cho người mua thì xử lý thế nào?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
>>> Tải Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại đây https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/8/06/Ph%E1%BB%A5%20l%E1%BB%A5c%20IA%20-%20M%E1%BA%ABu%20s%E1%BB%91%2004_SS-H%C4%90%C4%90T.doc
Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
1- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
2- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Theo đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Đối với ngành hàng không
Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.
Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Như vậy, dựa vào từng trường hợp sai sót trên hóa đơn mà người bán sẽ thực hiện việc điều chỉnh tương ứng, phù hợp với quy định pháp luật như: thông báo cho khách hàng, gửi thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu quy định, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới.
(3) Thời gian gửi thông báo cho cơ quan thuế
Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo này đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
(4) Một số trường hợp khác
Tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn xử lý trong một số trường hợp có sai sót trong việc lập hóa đơn điện tử, cụ thể:
Trường hợp hủy, chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã lập hóa đơn
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp đã điều chỉnh, thay thế hóa đơn nhưng lại phát hiện thêm sai sót
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
Hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót
Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp chỉ sai sót về giá trị ghi trên hóa đơn
Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi gửi cho khách hàng là tình huống không mong muốn nhưng hoàn toàn có thể khắc phục, việc xử lý nhanh chóng và đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Đồng thời, để hạn chế tình trạng sai sót khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp và thường xuyên kiểm tra lại thông tin trước khi gửi hóa đơn.
