Khoản chi phí anh nêu được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng được điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:
"2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
.................
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển."
Về khấu trừ thuế GTGT: anh tham khảo Công văn 3997/TCT-DNL năm 2014 về điều kiện khấu trừ thuế Giá trị gia tăng, chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ khi mua vé máy bay qua Website thương mại điện tử do Tổng cục Thuế ban hành ngày 16/09/2014: "Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm: vé máy bay, thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ), các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp, quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp, chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.
