Mất hóa đơn khuyến mãi khi hàng bị trả

Theo chương trình khuyến mãi của công ty, nên khi xuất hóa đơn bán hàng, công ty em có xuất kèm 1 hóa đơn khuyến mãi ghi rõ là hàng khuyễn mãi không thu tiền.

Sang tháng sau, khách hàng thấy hàng không đúng quy cách nên trả lại lô hàng trên, có xuất hóa đơn trả lại hàng. còn phần hàng khuyến mãi mà công ty em đã xuất hóa  đơn thì phát sinh 2 trường hợp:

- khách hàng không trả lại hàng và báo là đã làm mất hóa đơn

- khách hàng trả lại hàng, nhưng mất hóa đơn

Như vậy, đối với phần hàng khuyến mãi trả lại trong 2 trường hợp trên thì em nên xử lý thế nào và cần có những thủ tục gì? và chi phí em ghi nhận ban đầu khi xuất hàng khuyến mãi có được xem là chi phí hợp lý không?
( khi xuất hàng khuyến mãi em ghi nhận vào chi phí bán hàng khác)

Mong hướng dẫn!