Chẳng may làm mất giấy khai sinh thì cần làm gì? Mất giấy khai sinh bản gốc có được cấp lại hay không? Thủ tục cấp lại giấy khai sinh bao gồm những bước nào?
Có phải mọi trường hợp giấy khai sinh bị mất đều được cấp lại?
Căn cứ tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ:
Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
Không phải mọi trường hợp công dân bị mất giấy khai sinh đều sẽ được đăng ký lại và được cấp lại giấy khai sinh, mà tùy vào trường hợp, người bị mất Giấy khai sinh sẽ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh hoặc đăng ký lại và được cấp lại giấy khai sinh.
Xin cấp lại giấy khai sinh cần đáp ứng điều kiện gì?
Căn cứ Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định cụ thể điều kiện để công dân đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử khi bị mất bản gốc như sau:
Thứ nhất là giấy khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
Thứ hai là người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
Thứ ba đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Theo đó, công dân cần đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên thì mới có thể đăng ký lại khai sinh, trong trường hợp công dân đăng ký, cấp giấy khai sinh từ ngày 01/01/2016 trở đi và bị mất thì sẽ không được đăng ký và cấp lại bản chính giấy khai sinh.
Nếu không đáp ứng điều kiện cấp lại giấy khai sinh cần làm gì?
Nếu không may bị mất giấy khai sinh bản chính nhưng không đủ điều kiện để đăng ký lại khai sinh hay như đã nêu trên là trường hợp công dân đăng ký, cấp giấy khai sinh từ ngày 01/01/2016 trở đi và bị mất thì lúc này người dân có thể xin cấp trích lục khai sinh để sử dụng thay thế.
Cụ thể, căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao trích lục giấy khai sinh có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, để xin cấp trích lục giấy khai sinh, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:
- Đơn xin trích lục giấy khai sinh;
- Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;
- Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thì phải có văn bản ủy quyền.
Thủ tục xin cấp trích lục giấy khai sinh thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức hộ tịch sẽ căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh. Đồng thời, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.
Thủ tục đăng ký cấp lại giấy khai sinh được cấp trước ngày 01/01/2016
Trường hợp công dân đã được đăng ký khai sinh và được cấp giấy khai sinh trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất thì sẽ được đăng ký lại khai sinh và được cấp lại giấy khai sinh.
Việc đăng ký lại khai sinh trong trường hợp này được quy định tại Điều 25, 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thực hiện tại UBND cấp xã nơi công dân đã được đăng ký khai sinh trước đây hoặc tại UBND cấp xã nơi công dân có yêu cầu thường trú.
Các giấy tờ cần chuẩn bị để đăng ký lại khai sinh bao gồm:
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh, trong đó có cam đoan của công dân về việc đã đăng ký khai sinh nhưng công dân không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của công dân hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của công dân như:
+ Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.
+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận. v.v
Trường hợp công dân là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định nêu trên, phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của công dân gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp - hộ tịch tiến hành kiểm tra, xác minh hồ sơ và thực hiện giải quyết thủ tục đăng ký lại khai sinh đăng ký lại khai sinh cho công dân theo đúng trình tự luật định nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật.
