Một nhiệm vụ thường xuyên của Thư ký Tòa án trong hoạt động tố tụng là việc tống đạt văn bản tố tụng. Các văn bản tố tụng ở đây bao gồm giấy triệu tập, các quyết định, bản án, các thông báo…
Tống đạt văn bản tố tụng tại trụ sở Tòa án
Khi làm việc Thư ký phải giới thiệu họ tên, chức vụ và thông báo cho đương sự biết mình là người được ủy quyền của Thẩm phán tống đạt văn bản tố tụng cho họ. Thư ký thông báo nội dung văn bản cho đương sự biết. Lập biên bản giao nhận văn bản tố tụng đó, đề nghị đương sự ký vào phần người nhận, biên bản giao nhận phải thể hiện đầy đủ ngày giờ thực hiện việc giao nhận.
Nếu đương sự từ chối nhận văn bản thì lập biên bản về việc đương sự đã được thông báo nội dung văn bản nhưng không nhận văn bản, biên bản này đề nghị một hoặc hai người ở gần đó chứng kiến và ký vào phần người chứng kiến. Nếu không có người chứng kiến ký xác nhận thì lập biên bản về việc không tiến hành tống đạt được tài liệu
Các văn bản lập tại Tòa án đều đề nghị Thẩm phán ký xác nhận việc ủy quyền.
Tống đạt văn bản ngoài trụ sở Tòa án
Khi đi tống đạt văn bản tố tụng tại địa phương hoặc nhà đương sự. Mang theo từ 02-03 bản văn bản cần tống đạt, biên bản giao nhận, các mẫu tố tụng cần thiết cho việc tống đạt. Thư ký lấy giấy giới thiệu của Tòa án để liên hệ với chính quyền địa phương đề nghị cử cán bộ đi cùng chứng kiến việc tống đạt đảm bảo cho khách quan và tìm được nhà đương sự dễ dàng hơn.
- Nếu đương sự có mặt tại nhà:
Giao nhận tài liệu tố tụng cho đương sự lập thành văn bản. Hỏi đương sự có ý kiến gì về việc nhận văn bản tố tụng này không? Đề nghị đương sự ký nhận, cán bộ chính quyền địa phương đi cùng ký chứng kiến. Nếu đương sự gây khó khăn như không nhận văn bản, không ký nhận,… thì Thư ký đọc toàn văn tài liệu tố tụng và lập biên bản về việc đương sự đã được nghe đọc nhưng không nhận hoặc không ký nhận tài liệu. Sau đó lấy xác nhận của chính quyền địa phương.
- Nếu đương sự không có mặt tại nhà:
Thực hiện việc tống đạt cho đương sự thông qua người thân của đương sự. Người thân của đương sự là người cùng sinh sống trong một địa chỉ cư trú với đương sự có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và có quan hệ thân thích với đương sự. Thực hiện giao nhận tài liệu đối với người thân đương sự và yêu cầu họ cam kết sẽ giao lại tài liệu hoặc thông báo nội dung tài liệu cho đương sự được biết.
Nếu người thân của đương sự không nhận văn bản tố tụng hoặc họ nhận nhưng không cam kết việc sẽ giao lại hoặc thông báo nội dung tài liệu cho đương sự thì lập biên bản về việc không tống đạt được biên bản. Sau đó thực hiện việc niêm yết công khai tại trụ sở UBND chính quyền địa phương nơi đương sự sinh sống 01 bản tài liệu tố tụng cần tống đạt.
Nếu không có người thân thích của đương sự thì có thể gửi văn bản tố tụng thông qua tổ trưởng tổ dân phố, thôn trưởng, hoặc nhờ UBND chính quyền địa phương gửi cho đương sự khi đương sự có mặt tại địa phương. Kết hợp với việc niêm yết công khai tài liệu tố tụng tại trụ sở UBND.
Tất cả những quy trình trên đều phải xin chữ ký và đóng dấu của đại diện UBND địa phương.
