Kinh nghiệm khi làm việc với cơ quan thuế để “tiết kiệm tiền”

>>> Tập hợp các quy định xử phạt liên quan đến thuế 

>>> Các loại thuế, phí doanh nghiệp phải nộp 

>>> Sai lầm nếu bạn làm kế toán thuế mà không biết những văn bản này

>>> Tổng hợp các văn bản pháp luật liên quan đến thuế 2016

>>> Quyết toán thuế 2016: cần lưu ý những gì?

Nhiều anh/chị kế toán thuế bị áp lực trong việc kê khai, quyết toán thuế… dẫn đến sai sót và rối bời khi làm việc với cơ quan thuế nên dễ bị xử phạt. Bởi vậy, mình lập topic này để phục vụ những anh/chị đang hành nghề kế toán (sẽ post lên những quy định về pháp luật, bài viết từ các website chuyên ngành kế toán...)

Vấn đề 1: Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT):

- Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu vì lý do nào đó mà trong tay chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản photo hay scan thì phải ghi chú lại, để nhớ mà đòi , ko thì công việc bề bộn vài ngày sau chắc chắn sẽ quên ngay rồi sẽ quên luôn, khi cần ko có thì phiền hà lắm đây.

- Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan.

Khoảng năm 2012, doanh nghiệp được gia hạn thời gian nộp thuế đến 30 ngày sau khi khai hải quan, vì thế mình đã dựa vào tờ khai để kê khai luôn, khi mà chưa nộp số thuế đó. Do mình nhập hàng thì đã phải hạch toán 133 vào phần mềm rồi, mà nếu đợi đến tháng sau mới được kê khai thì thành ra sổ cái 133 của mình bị lệch so với bảng kê đầu vào, vì thế mà mình quyết định kê khai luôn. Khi đó mình chưa biết là “chỉ được kê khai khi có giấy nộp thuế”, mà mình cứ làm theo kế toán trước, thấy người ta làm sao mình làm vậy. Hậu quả của việc này là khi quyết toán, mình bị phạt hành vi “kê khai sai kỳ tính thuế” và “phạt chậm nộp thuế GTGT” (Họ điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp thì họ tính tiền phạt)

 - Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra file Ecxel lưu lại luôn vào 1 Folder, sau này khi quyết toán sẽ dùng đến.

Nội dung này được tham khảo trên Webketoan, đang cập nhật các phần còn lại bên dưới.

Vấn đề 3: Chi phí lãi vay

- Khi công ty có đi vay vốn ngân hàng, tuyệt đối không được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền mặt tồn quỹ quá cao (trên giấy tờ thôi, chứ thực tế là công ty không có tiền thì mới phải đi vay chứ), thì các bạn làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như : chi phí marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, chi gì gì đó. không có hóa đơn. Mục đích là để giảm quỹ, nên cứ vô tư mà bịa, nhưng phải hợp lý tí, nhớ là ghi rõ không có hóa đơn nhé, để sau này biết mà loại ra khi quyết toán thuế. Vì nếu tại các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này không được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra nhé.

- Quỹ tiền mặt cũng không được để âm, cái này nói thì hơi thừa, nhưng sợ các bạn mới ra trường không để ý mà thiếu sót, nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cho họ.

- Cân đối sao cho hợp lý.

Vấn đề 5: Lưu trữ hóa đơn đầu ra:

- Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.

- Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng  không sợ. Mình làm như sau:

- Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra đấy nhé, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có hủy thật  không, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy  không? Kiểm tra có biên bản hủy  không?  không có biên bản hủy thì bị phạt nhé.

- Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn.

Vấn đề 7: Hóa đơn trên 20 triệu:

- Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, chắc ai cũng biết rồi. Mình chỉ nói thêm là khi thanh toán các hóa đơn này, các bạn photo thêm UNC thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu là có liền.

- Các bạn nhớ là “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” nhé. Chứ còn Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán là ko được đâu nhé.

- Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu ko đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy. Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ như đã thất lạc thì mình trở tay ko kịp.

- Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn ko thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.

- Phần này các bạn kỹ càng một tí là ko có gì bị bắt bẻ hết. Công ty mình thì ko bị vấn đề gì ở mục này cả.

Vấn đề 9: Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn:

- Tuyệt đối không làm ăn, giao dịch với các công ty có dấu hiệu là công ty ma. Đừng nghĩ là có đầy đủ chứng từ hợp lý, có thanh toán qua ngân hàng, và thời gian đã lâu là qua hết

- Khi bạn có hóa đơn đầu vào là cty đã bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm theo thuế nói với mình trước đây là 5 năm, hiện nay là 10 năm. Tuy nhiên, chuyện làm ăn thì hôm nay công ty đó hoạt động, ngày mai bỏ trốn thì mình ko thể biết được, và cũng ko kiểm soát được, đây là rủi ro ko ai muốn.

- Công ty mình còn gặp trường hợp là: công ty mình khai thuế đầu vào một đằng, công ty bán khai thuế đầu ra một nẻo, 2 cái chả ăn nhập gì với nhau luôn, cứ y như là liên 1 và liên 2 khác nhau vậy, nội dung khác, số tiền khác. Cái này khi thuế họ đi xác minh hóa đơn họ cho mình xem, chả biết nói sao luôn, lần đầu tiên mới thấy, gặp công ty ko bỏ trốn nhưng như công ty này thì cũng toi.

- Trường hợp công ty mình bị phạt ở mục này là nặng nhất, 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT +TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chánh.

Cảm ơn bác vì bài viết hữu ích nhé. Bác cho em hỏi thêm 1 chút xíu với. Cái phần chi phí hợp lý và chi phí không hợp lý là do cơ quan thuế quyết định hay doanh nghiệp tự quyết định và thuế xác nhận hay thực hiện theo văn bản hướng dẫn ạ? Vì theo bác viết thì cơ quan thuế quyết định, có vẻ hơi sai sai thế nào? Thank bác trước

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phải liên hệ với cơ quan thuế để giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục về thuế. Các thủ tục về thuế thường có nhiều thay đổi và rất phức tạp. Tự mình xử lý, bạn có thể gặp tình trạng phải đi lại nhiều lần mà không giải quyết xong công việc do vướng các thủ tục. Vì vậy vần phải hiểu rõ để tránh các chi phí phát sinh khác.

Cảm ơn bạn đã chia sẽ thông tin hữu ích trên. Nghe đến làm việc với cơ quan thuế, nhiều người có vẻ hơi lo lắng. Có lẽ đó là tâm lý của những người mới vào nghề, lần đầu làm việc với cơ quan thuế hay những doanh nghiệp mà họ có sai sót gì đó. Cảm ơn chia sẽ của bạn về bài viết.