Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020:
"Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành."
Do đó, nếu không để ý kĩ thì ta rất dễ nhầm lẫn giữa công ty và những địa điểm trên.
Đầu tiên, chúng ta sẽ đi tìm hiểu thế nào là văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Nói một cách dễ hiểu là văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty thực hiện một số công việc như: quản lý tình hình kinh doanh tại địa bàn, thực hiện báo cáo theo quy định, chỉ được giới thiệu, trưng bày sản phẩm tại trụ sở và có con dấu riêng.
Ngoài ra, văn phòng đại diện sẽ không được ký kết hợp đồng, không được trực tiếp thực hiện quảng cáo, khuyến mãi,... mà phải thông qua bên thứ ba.
Ví dụ, một doanh nghiệp muốn làm quảng cáo cho sản phẩm của mình có thể tự thực hiện. Tuy nhiên văn phòng đại diện muốn làm quảng cáo thì phải được doanh nghiệp ủy quyền và thực hiện thuê bên thứ ba là công ty quảng cáo, ký kết hợp đồng dịch vụ của công ty quảng cáo.
Và đúng như tên gọi, văn phòng đại diện thực hiện đúng chức năng đại diện doanh nghiệp để xử lý những thủ tục và quản lý hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, đây cũng là nơi trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp để giới thiệu, thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
Còn nếu doanh nghiệp muốn thiết lập những đơn vị trực thuộc để tiến hành hoạt động kinh doanh thì họ có thể lựa chọn giữa chi nhánh và địa điểm kinh doanh:
Trước tiên, bạn có thể hiểu, chi nhánh là một đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm mục đích mở rộng hoạt động và quy mô kinh doanh. Do đó, chi nhánh được phép hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp nên có quyền ký kết hợp đồng kinh doanh và thực hiện xúc tiến thương mại như: trưng bày, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tổ chức, tham gia hội chợ triển lãm,..), chi nhánh cũng có con dấu riêng và được phép sử dụng hóa đơn.
Về nghĩa vụ, chi nhánh phải thực hiện nghĩa vụ tài chính và những báo cáo theo nội quy doanh nghiệp và quy định pháp luật.
Chung quy lại thì, chi nhánh là một nhánh nhỏ của công ty nhằm mục đích kinh doanh và thực hiện việc ủy quyền và đại diện cho công ty nên họ có đầy đủ quyền và nghĩa vụ liên quan để thực hiện mục đích đó.
Và cuối cùng là địa điểm kinh doanh thì không có quá nhiều quy định điều chỉnh. Nhưng có thể hiểu, địa điểm kinh doanh là nơi trực thuộc doanh nghiệp có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể nhưng không có chức năng đại diện cho doanh nghiệp.
Ví dụ như một nhà máy hay một cửa hàng cũng được xem là một địa điểm kinh doanh (tiến hành sản xuất và phân phối sản phẩm).
Do đó, địa điểm kinh doanh sẽ không có con dấu riêng, không được ký kết hợp đồng thương mại và không thể sử dụng hóa đơn.
Nói tóm lại, chi nhánh có cả 2 chức năng gồm thực hiện kinh doanh và đại diện công ty thực hiện một số nhiệm vụ khác. Văn phòng đại diện cũng tương tự nhưng không được thực hiện hoạt động kinh doanh, và ngược lại, địa điểm kinh doanh thì chỉ có chức năng thực hiện kinh doanh theo quy định của doanh nghiệp. Xuất phát từ mục đích đó mà nhiệm vụ, quyền hạn và quy mô của ba loại hình này cũng khác nhau.
Vậy câu hỏi được đặt ra rằng: khi nào doanh nghiệp nên mở văn phòng đại diện, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh?
Văn phòng đại diện sẽ thích hợp cho doanh nghiệp nếu họ cần một nơi để quảng bá, giới thiệu sản phẩm của họ, nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng. Đồng thời văn phòng đại diện cũng là đại diện cho doanh nghiệp quyền và lợi ích hợp pháp của họ, ví dụ như văn phòng đại diện có thể rà soát thị trường, nhanh chóng phát hiện hành vi cạnh tranh không lành mạnh hay xâm hại quyền lợi doanh nghiệp. Và đương nhiên, do không thực hiện trực tiếp hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp mà chỉ phải nộp lệ phí môn bài theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP là 1.000.000 đồng mỗi năm.
Trong trường hợp doanh nghiệp không cần thực hiện những hoạt động như văn phòng đại diện mà họ chỉ cần mở rộng nơi kinh doanh thì họ có thể lựa chọn địa điểm kinh doanh. Địa điểm kinh doanh là đơn vị hạch toán phụ thuộc, không phải nộp thuế giá trị gia tăng nhưng phải nộp lệ phí môn bài tương tự như văn phòng đại diện.
Và nếu như doanh nghiệp cần một nơi có thể thực hiện chức năng đại diện và trực tiếp kinh doanh như hai loại hình trên thì họ nên thành lập chi nhánh. Về nghĩa vụ tài chính, chi nhánh sẽ có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc. Các loại thuế mà chi nhánh phải nộp là thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và lệ phí môn bài.
Qua những phân tích đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào mục đích hoạt động mà lựa chọn loại hình đơn vị phù hợp để tối ưu được chi phí nhưng vấn đáp ứng nhu cầu của họ,
