Khi nào cần lập sổ đăng ký cổ đông, GCN cổ phần của công ty để lưu giữ?
Thời điểm lập sổ đăng ký cổ đông, GCN cổ phần của công ty để lưu giữ là khi nào? Không lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông có bị xử phạt không? Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất hiện nay ? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
(1) Khi nào cần lập sổ đăng ký cổ đông, GCN cổ phần của công ty để lưu giữ?
Thời điểm cần lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông được quy định tại Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.
Theo đó, sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu như sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp.
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức.
- Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Sổ đăng ký cổ đông sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.
Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc.
Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.
Từ dẫn chiếu quy định nêu trên, có thể thấy công ty cổ phần sẽ không cấp giấy chứng nhận sở hữu cổ phần mà chỉ cần lập sổ đăng ký cổ đông. Theo đó, thời điểm mà công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng là thời điểm cần phải lập và lưu giữ số đăng ký cổ đông.
(2) Không lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông có bị xử phạt không?
Như đã có nêu tại mục (1) đồng thời căn cứ theo Điểm a Khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ, sổ đăng ký thành việc hoặc sổ đăng ký cổ đông là một trong những tài liệu thuộc diện phải thực hiện chế độ lưu giữ của doanh nghiệp. Theo đó, tại Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt từ 30 đến 50 triệu đống đối với một trong những hành vi như sau:
- Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty.
- Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu.
- Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
Như vậy, theo quy định nêu trên thì công ty cổ phần không lập, lưu giữ sổ đăng ký cổ đông thì có thể bị phạt tiền từ 30 đến 50 triệu đồng. Bên cạnh đó, còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định.
(3) Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất hiện nay như thế nào?
Mẫu sổ đăng ký cổ đông bao gồm một số nội dung cơ bản như sau:
- Tên doanh nghiệp;
- Số vốn điều lệ;
- Nội dung về cổ phần, trong đó bao gồm cả tổng số cổ phần; loại cổ phần; mệnh giá cổ phần.
- Tên cổ đông, địa chỉ, số lượng cổ phần của từng cổ đông.
https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/05/09/mau-so-dang-ky-co-dong.doc Mẫu sổ đăng ký cổ đông
