Theo quy định thì thời hạn quyết toán thuế TNCN của năm 2023 đối với cá nhân tự quyết toán thuế là ngày 30/4/2024. Tuy nhiên ngày 30/04 rơi vào kỳ nghỉ Lễ nên thời gian quyết toán sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên sau thời gian nghỉ lễ là 02/5/2024.
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, chậm nhất là ngày 31/3/2024
1. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN
Căn cứ theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN đối tượng phải quyết toán thuế TNCN là tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế có nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN trừ những trường hợp sau đây:
- Cá nhân phải nội thêm thuế TNCN sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống;
- Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bì trừ và kỳ kê khai thuế tiếp theo;
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương ký hợp đồng làm việc từ 3 tháng trở lên đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thì không phải quyết toán với phần thu nhập này:
- Cá nhân được người sử dụng lao động mua các loại bảo hiểm không bắt buộc (bảo hiểm nhân thọ,..) có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% trên khoản phí bảo hiểm tương ứng. Với phần thu nhập người sử dụng lao động mua hoặc đón góp cho người lao động thì người lao động không phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Tổ chức, cá nhân không phát sinh tra thu nhập trong năm;
- Tổ chức, cá nhân đã tạm ngừng hoạt động kinh doanh trọn năm dương lịch.
2. Hướng dẫn thủ tục quyết toán thuế TNCN Online
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế bằng cách nhập thông tin mã số thuế, nhập mã kiểm tra để đăng nhập.
Bước 2: Chọn “Quyết toán thuế” –> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
Bước 3: Điền nội dung kê khai trực tuyến
Tên người nộp thuế: điền họ tên của người tự quyết toán
Địa chỉ liên hệ: Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
Điện thoại liên lạc: điền số điện thoại của người tự quyết toán
Địa chỉ email: điền email của cá nhân tự quyết toán
Chọn cơ quan quyết toán thuế: Tùy theo trường hợp của người nộp thuế mà tích chọn phù hợp.
Ví dụ ở hình nêu trên minh họa cho trường hợp có thu nhập tại 2 nơi (đã thay đổi nơi làm việc) và đã khấu trừ thuế tại nguồn. Khi nhập mã số thuế của đơn vị thực hiện khấu trù thuế tại thời điểm đang thực hiện quyết toán thuế thì hệ thống tự động nhân diện cơ quan quyết toán thuế.
Loại tờ khai: Tờ khai chính thức. Năm quyết toán: 2023
Bước 4: Chọn “Tiếp tục” để Khai tờ khai quyết toán thuế
Cụ thể, các mục trong phần Tờ khai thuế như sau:
[01] đến [06]: Hệ thống tự động nhật
[07] đến [08]: Chọn tỉnh, thành phố ở mục 08 trước, sau đó chọn quận huyện ở mục 07 (Địa chỉ thường trú)
[09]: Điền số điện thoại của NNT: (Bắt buộc điền)
[10]: Fax: Không bắt buộc
[11]: Điền địa chỉ email của NNT vào. (Bắt buộc điền)
[12]: Số tài khoản ngân hàng (nếu có). Không bắt buộc
[12a]: Mở tại: Ngân hàng mở tại đâu thì chọn vào đó.
[13] đến [21]: Thông tin đại lý thuế nếu không có thì bỏ qua.
[22]: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ:
[23]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
– Thu nhập phát sinh ở đâu thì người lao động yêu cầu bên cơ quan/đơn vị đã trả thu nhập cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình. Người lao động cần lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai.
– Ví dụ: Trong năm 2020, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng.
[24]: Tổng TNCT làm căn cứ tính giảm thuế: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế; không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[25]: Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
[26]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền).
[27]: Số người phụ thuộc: Tự động tính khi được kê khai
Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai:
Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống chuyển giao diện để bạn kê khai người phụ thuộc, khai xong người phụ thuộc bạn chọn “Tờ khai” dể quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai.
[28]: Các khoản giảm trừ: Hệ thống tự động tính
[29]: Giảm trừ cho bản thân cá nhân: Hệ thống tự động tính
[30]: Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: Hệ thống tự động tính.
[31]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước (Không có thì không điền)
[32]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
[33]: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba (03) triệu đồng/tháng (Không có thì không điền).
[34]: Tổng thu nhập tính thuế: Hệ thống tự động tính.
[35]: Tổng số thuế TNCN phát sinh trong kỳ: Hệ thống tự động tính.
[36]: Tổng số thuế đã tạm nộp, đã khấu trừ, đã nộp trong kỳ: Hệ thống tự động tính.
[37]: Đã khấu trừ: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức; cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
[38]: Đã tạm nộp: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
[39]: Đã nộp ở nước ngoài được giảm trừ (nếu có): là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [35] x {[26]/([22] –[25])}x 100%.
[40]: Đã khấu trừ hoặc tạm nộp trùng do quyết toán vắt năm: là số thuế đã khấu trừ; đã nộp thực tế phát sinh trên chứng từ đã kê khai trên Tờ khai quyết toán thuế năm trước.
[41]: Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: Hệ thống tự động tính.
[42]: Tổng số thuế TNCN được giảm do làm việc trong khu kinh tế: Hệ thống tự động tính.
[43]: Tổng số thuế TNCN được giảm khác: là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước.
[44]: Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ , [44]=[35]-[36]-[41] >= 0: Hệ thống tự động tính.
[45]: Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ , [45] = [35]-[36]-[41] < 0: Tự động tính
[46]: Tổng số thuế đề nghị hoàn trả, [46]=[47]+[48]: Hệ thống tự động tính.
[47]: Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế: cá nhân có số thuế nộp thừa nếu muốn đề nghị hoàn trả thì phải nhập vào ô này, nếu không đề nghị hoàn trả thì không nhập.
[48]: Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt…) thì ghi vào chỉ tiêu này.
[49]: Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau, [49]=[45]-[46]: Hệ thống tự động tính.
Sau khi điền xong thì Chọn “Hoàn thành kê khai”.
Bước 5: Chọn “Kết xuất XML”
Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai”, nhập mã kiểm tra để xác thực nộp tờ khai và chọn “Tiếp tục”
Bước 7: In tờ khai
Sau khi chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file bạn khai báo theo định dạng XML.
Bạn cài itax viewer để mở file tờ khai theo định dạng XML –>> In —> Ký tên người khai thuế.
3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2023
3.1 Hồ sơ quyết toán thuế đối cá nhân có thu nhập từ tiền lương với cơ quan thuế
(2) Phụ lục bảng giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
(3) Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
(4) Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
(5) Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.
(6) Ngoài ra cần cung cấp bản chụp CMND, Sổ hộ khẩu, hợp đồng lao động,… (trong một số trường hợp)
3.2 Hồ sơ quyết toán thuế đối cá nhân, tổ chức trả tiền lương, tiền công
(1) Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay theo mẫu 05/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
(2) Phụ lục bảng kê khai chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần tại mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
(3) Phụ lục bảng kê khai chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần tại mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
(4) Phụ lục bảng kê khai chi tiết cá nhân thuộc giảm trừ gia cảnh tại mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
3.3 Hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức
