|
|
|
Hướng dẫn cách ghi giấy tờ hộ tịch
|
>>> Một số lưu ý khi đăng ký hộ tịch từ năm 2016
Việc ghi chép giấy tờ hộ tịch là trách nhiệm của các công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự.
Tuy nhiên, là công dân Việt Nam, bạn cũng cần phải nắm rõ về cách ghi chép các loại giấy tờ hộ tịch này để kịp thời phát hiện, báo cáo chỉnh sửa sai sót (nếu có), bởi các thông tin trong các giấy tờ hộ tịch rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến việc thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan sau này.
Dưới đây là hướng dẫn về cách ghi chép các loại giấy tờ hộ tịch. Các bạn xem và note lại để tham khảo khi cần nhé.
Nguyên tắc ghi chép
- Nội dung chính xác.
- Chữ viết rõ ràng, đủ nét.
- Không viết tắt.
- Không tẩy xóa.
- Viết cùng một loại mực tốt, màu đen.
Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in giấy tờ hộ tịch trên máy thì giấy tờ hộ tịch phải được in bằng mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.
Trường hợp nội dung đăng ký hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch chéo.
Cách ghi tên địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch khi có sự thay đổi về địa danh hành chính
Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính, thì phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch được thực hiện như sau:
- Khi đăng ký sự kiện hộ tịch mà không có quy định khác về ghi địa danh hành chính thì phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.
- Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi về địa danh hành chính trong trích lục hộ tịch (kể cả góc trái, phía trên và nội dung của trích lục hộ tịch) phải được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong sổ hộ tịch.
Cách ghi trong Giấy khai sinh
|
Nội dung
|
Cách thức ghi
|
|
Họ, chữ đệm và tên của người được khai sinh
|
Phải viết bằng chữ in hoa, có dấu
|
|
Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh
|
Phải viết cả bằng số và bằng chữ.
|
|
Nơi sinh
|
+ Trường hợp trẻ sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế cấp xã, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thì ghi tên bệnh viện, nhà hộ sinh, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, trạm y tế và địa danh hành chính nơi trẻ sinh ra.
Ví dụ:
Bệnh viện đa khoa Đức Giang, quận Long Biên, thành phố Hà Nội.
Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
+ Trường hợp trẻ sinh ra ngoài các địa điểm nêu trên, bao gồm cả trường hợp sinh ra tại nhà, đẻ rơi trên phương tiện giao thông, trên đường thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi trẻ sinh ra.
Ví dụ:
- xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
- phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
+ Trường hợp trẻ được sinh ra ở nước ngoài, thì nơi sinh được ghi theo tên thành phố, tên nước, nơi trẻ đó được sinh ra. Trường hợp trẻ sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang và tên quốc gia.
Ví dụ:
- Paris, Cộng hòa Pháp
- London, Vương quốc Anh
- Los Angeles, tiểu bang California, Hoa Kỳ
|
|
Nơi cư trú
|
+ Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trong trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú.
+ Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.
Việc ghi nơi cư trú theo hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với việc ghi nơi cư trú trong sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.
|
|
Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh
|
Ghi rõ tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.
Ví dụ:
- Giấy CMND số 030946299, cấp ngày 01/01/2011
- Hộ chiếu số B234567, cấp ngày 14/02/2012
- Thẻ căn cước công dân số 013623458999, cấp ngày 01/6/2016
- Bằng lái xe số AP339570 cấp ngày 03/9/2010.
|
|
Nơi đăng ký khai sinh
|
- Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã thì phải ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh).
Ví dụ: UBND xã Đại Hợp, huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng
- Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì phải ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh).
Ví dụ: UBND huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng
- Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) thì ghi tên của Cơ quan đại diện.
Ví dụ:
+ Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức.
+ Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản
|
Cách ghi trong Giấy chứng nhận kết hôn
|
Nội dung
|
Cách thức ghi
|
|
- Họ, chữ đệm, tên chồng. - Họ, chữ đệm, tên vợ.
|
Phải viết bằng chữ in hoa, có dấu
|
|
Giấy tờ tùy thân
|
Ghi rõ tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.
Ví dụ:
- Giấy CMND số 030946299, cấp ngày 01/01/2011
- Hộ chiếu số B234567, cấp ngày 14/02/2012
- Thẻ căn cước công dân số 013623458999, cấp ngày 01/6/2016
- Bằng lái xe số AP339570 cấp ngày 03/9/2010.
|
|
Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân
|
Ngày, tháng, năm ghi vào sổ việc kết hôn.
Trường hợp đăng ký lại kết hôn hoặc thực hiện lại việc đăng ký kết hôn do việc đăng ký kết hôn trước đây không đúng thẩm quyền theo quy định của Điều 13 của Luật hôn nhân và gia đình thì ghi ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn trước đây.
Trường hợp đăng ký lại kết hôn mà không xác định được ngày đăng ký kết hôn thì ghi ngày đầu tiên của tháng và năm đăng ký kết hôn, trường hợp không xác định được ngày, tháng đăng ký kết hôn thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm đó.
Trường hợp quan hệ hôn nhân được công nhận bởi Tòa án theo quy định tại Điều 11 của Luật Hôn nhân và gia đình thì ghi ngày, tháng, năm quan hệ hôn nhân được công nhận trong Quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án.
|
|
Ghi chú
|
Tùy từng trường hợp phải ghi rõ: “Đăng ký lại theo quy định của Điều 13 Luật hôn nhân và gia đình” hoặc “Đăng ký lại” hoặc “Công nhận quan hệ hôn nhân theo Quyết định của Tòa án”.
|
Cách ghi trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
|
Nội dung
|
Cách thức ghi
|
|
Mục “Nơi cư trú”:
“Trong thời gian cư trú tại …. đến ngày … tháng … năm …” và “Tình trạng hôn nhân”
|
- Trường hợp UBND cấp xã cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi rõ nơi cư trú và tình trạng hôn nhân hiện tại của người đó, bao gồm cả tình trạng độc thân (chưa từng lấy vợ/chồng), tình trạng đang có vợ/đang có chồng hoặc việc có vợ/chồng nhưng đã chết hoặc đã ly hôn. Mục “Trong thời gian cư trú tại ……. từ ngày … tháng …. năm … đến ngày …. tháng … năm ….” bỏ trống không ghi.
Ví dụ:
+ Chưa đăng ký kết hôn với ai.
+ Đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số ... ngày... tháng ... năm.... của Tòa án nhân dân ..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
+ Đã đăng ký kết hôn, nhưng vợ/chồng đã chết ngày... tháng ... năm.... (Giấy chứng tử số …….. do ………………… cấp ngày... tháng ... năm....), hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.
+ Hiện tại đang có vợ/chồng là ông/bà ….. (Giấy chứng nhận kết hôn số …….., do ……………………… cấp ngày... tháng ... năm....).
+ Hiện tại đang có vợ/chồng là ông/bà …. (Có quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng từ ngày … tháng … năm …. nhưng chưa đăng ký kết hôn) - đối với các trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng từ trước ngày 03/01/1987.
- Trường hợp UBND cấp xã cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại Việt Nam trước khi xuất cảnh, cho công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài hoặc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong cho công dân Việt Nam hiện tại đang thường trú tại nơi khác, nhưng trước đây có thời gian thường trú tại địa phương, thì mục “Nơi cư trú:” ghi địa chỉ cư trú tại thời điểm xin xác nhận của người yêu cầu; mục “Trong thời gian cư trú tại: …. từ ngày … tháng …. năm … đến ngày …. tháng … năm ….” ghi rõ địa chỉ thường trú trước đây của người yêu cầu bao gồm: số nhà, đường phố hoặc thôn/bản/tổ/xóm/khu phố và 3 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh), thời gian thực tế cư trú tại địa phương của người yêu cầu và xác nhận tình trạng hôn nhân của họ trong thời gian đó theo hướng dẫn trên.
Ví dụ: Nơi cư trú: Berlin, CHLB Đức.
Trong thời gian cư trú tại: phường Đồng Nhân, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội, từ ngày 12 tháng 4 năm 2008, đến ngày 25 tháng 5 năm 2013.
Tình trạng hôn nhân: Chưa đăng ký kết hôn với ai.
Hoặc: Nơi cư trú: Vĩnh Thịnh, Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc
Trong thời gian cư trú tại: phường Đồng Nhân, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội, từ ngày 12 tháng 4 năm 2008, đến ngày 25 tháng 5 năm 2013.
Tình trạng hôn nhân: có vợ/chồng là ông/bà ….. (Giấy chứng nhận kết hôn số …….., do ……………………… cấp ngày... tháng ... năm....).
- Trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài thì mục “Nơi cư trú:” ghi địa chỉ cư trú tại thời điểm xin xác nhận của người yêu cầu; mục “Trong thời gian cư trú tại: …. từ ngày … tháng …. năm … đến ngày …. tháng … năm ….” ghi rõ địa chỉ cư trú và khoảng thời gian cư trú tại nước sở tại của người yêu cầu. Tình trạng hôn nhân được xác nhận trên cơ sở tra cứu sổ đăng ký hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Cơ quan đại diện quản lý.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A,
Nơi cư trú: Berlin, CHLB Đức
Trong thời gian cư trú tại New York, Hoa Kỳ, từ ngày 20 tháng 10 năm 2010 đến ngày 27 tháng 7 năm 2012
Tình trạng hôn nhân: Không đăng ký kết hôn với ai tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ; hoặc:
Tình trạng hôn nhân: Đăng ký kết hôn với bà …. tại…., đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng ... năm.... của ...., sau đó không đăng ký kết hôn với ai tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ.
Hướng dẫn bổ sung thêm cách ghi trong trường hợp có quan hệ chung sống và sinh con với người khác, không đăng ký kết hôn.
Ví dụ: Tình trạng hôn nhân: Chưa đăng ký kết hôn với ai, nhưng có quan hệ chung sống với anh Nguyễn Văn A, sinh năm …, từ năm 2001 đến năm 2005, có 01 con ngoài giá thú là Lê Thị B.
|
|
Giấy này được cấp để
|
Ví dụ: Làm thủ tục mua bán nhà; bổ túc hồ sơ xin việc; làm thủ tục thừa kế; bổ túc hồ sơ đi du lịch nước ngoài; để kết hôn …).
Trong trường hợp sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục đăng ký kết hôn, thì phải ghi rõ họ, chữ đệm, tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định làm thủ tục kết hôn.
Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với chị Nguyễn Thị T. , sinh năm 1992, CMND số 031331332, tại UBND xã Lập Lễ, huyện Thuỷ Nguyên, thành phố Hải Phòng.
- Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh Nguyễn Việt K. , sinh năm 1962, Hộ chiếu số: B123456, tại UBND huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.
- Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh SON CHA DUEK, sinh năm 1965, Hộ chiếu số: M234123, tại Hàn Quốc.
|
Sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
- Trong khi đăng ký, nếu có sai sót do lỗi ghi chép trong sổ hộ tịch, thì công chức làm công tác hộ tịch phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, viết sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá.
Trường hợp phát hiện có sai sót bỏ trống trang sổ thì công chức làm công tác hộ tịch phải gạch chéo trang bỏ trống.
Cột ghi chú của sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung chính xác sau khi sửa; ngày, tháng, năm sửa; công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ̣, chữ đệm, tên.
Công chức làm công tác hộ tịch phải báo cáo để Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch biết về việc sửa chữa sai sót. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa.
- Nếu có sai sót khi ghi chép trên biểu mẫu hộ tịch thì công chức làm công tác hộ tịch hủy biểu mẫu hộ tịch đó và viết lại biểu mẫu khác, không được tẩy xoá hoặc sửa chữa rồi đóng dấu vào chỗ tẩy xóa, sửa chữa.
- Công chức làm công tác hộ tịch không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch.
Các nội dung này được hướng dẫn cụ thể và chi tiết tại dự thảo Thông tư quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.
|
|
Bài viết liên quan:
|
|
