Văn phòng Trung ương Đảng vừa có Hướng dẫn 16-HD/VPTW ngày 23/02/2023 ghi biên bản các hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương và các cuộc họp đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương.
Theo đó, cách ghi biên bản các hội nghị ban chấp hành tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy và họp đảng đoàn được quy định như sau:
(1) Nguyên tắc, yêu cầu viết biên bản
* Nguyên tắc:
Tất cả các hội nghị cấp ủy, tổ chức đảng đều phải ghi biên bản.
* Yêu cầu:
- Biên bản phải ghi chính xác, rõ ràng, đúng trình tự diễn biến hội nghị, đầy đủ nội dung các ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận hội nghị.
- Biên bản phải trình bày đúng thể thức văn bản của Đảng, có đủ chữ ký, đóng dấu; được quản lý và phục vụ khai thác theo quy định.
(2) Bố cục và cách ghi biên bản
Ngoài các thành phần thể thức văn bản, bố cục của biên bản gồm 5 phần, cách ghi như sau:
- Phần mở đầu: Ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị; nội dung của hội nghị; họ và tên, chức vụ của người chủ trì, người ghi biên bản; tài liệu sử dụng trong hội nghị; thông tin về việc chụp ảnh, ghi âm, ghi hình… (nếu có).
- Phần thứ nhất - thành phần hội nghị: Ghi rõ thành phần tham dự hội nghị, bao gồm:
+ Đại biểu chính thức (ví dụ: Các ủy viên ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực cấp ủy, ban cán sự đảng, đảng đoàn…): Số lượng người có mặt, vắng mặt, ghi rõ họ và tên người vắng mặt, lý do vắng mặt.
+ Đại biểu mời dự: Ghi rõ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của khách mời, người đi thay (nếu có).
+ Thông tin về cơ quan báo chí, truyền hình đưa tin… (nếu có).
- Phần thứ hai - diễn biến hội nghị: Ghi chi tiết diễn biến hội nghị, ý kiến đề nghị tập trung thảo luận, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận, các vấn đề phát sinh trong hội nghị.
Trong đó, ghi rõ họ và tên của người phát biểu, trường hợp người phát biểu trùng họ và tên với đại biểu khác thì ghi thêm chức vụ, đơn vị công tác của người phát biểu.
Đối với các dự thảo báo cáo, đề án… trình bày tại hội nghị có văn bản thì biên bản có thể ghi "có văn bản kèm theo".
Đối với các vấn đề hội nghị biểu quyết, biên bản ghi rõ hình thức biểu quyết (bỏ phiếu, giơ tay, ấn nút điện tử…), số ủy viên có mặt, số ủy viên vắng mặt tại thời điểm biểu quyết, số ủy viên tán thành, số ủy viên không tán thành…
Riêng hình thức bỏ phiếu thì lập biên bản kiểm phiếu riêng và ghi "có biên bản kiểm phiếu kèm theo".
- Phần thứ ba - kết luận hội nghị: Ghi ý kiến kết luận của người chủ trì hội nghị. Mỗi vấn đề kết luận ghi thành mục riêng.
Trường hợp hội nghị bàn và kết luận từng vấn đề thì ghi đúng theo diễn biến, không tách các kết luận riêng.
- Phần kết thúc hội nghị: Ghi rõ thông tin về ngày, giờ bế mạc và các thủ tục khác (nếu có).
(Có mẫu biên bản kèm theo).
(3) Hoàn thiện biên bản
- Sau hội nghị, người ghi biên bản hoàn thiện nội dung, thể thức, đọc soát biên bản, chuyển văn thư cơ quan.
Đối với hội nghị có nhiều biên bản, người ghi biên bản nào chịu trách nhiệm hoàn thiện biên bản đó và ký vào mục "người ghi biên bản".
Đối với hội nghị có nhiều người ghi một biên bản, người ghi phần biên bản nào chịu trách nhiệm hoàn thiện phần biên bản đó; việc ký vào mục "người ghi biên bản" do người chủ trì hội nghị phân công.
Đối với hội nghị có ghi âm, ghi hình, người ghi biên bản có thể nghe, xem lại để hoàn thiện biên bản.
- Người chủ trì hội nghị duyệt nội dung biên bản và ký vào mục "chủ trì hội nghị".
- Văn thư cơ quan kiểm tra thể thức, ghi số, trình ký và đóng dấu biên bản (đóng dấu vào chữ ký của người chủ trì hội nghị và đóng dấu giáp lai các trang biên bản).
- Thời gian hoàn thiện biên bản: Không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị ban chấp hành và không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị ban thường vụ, thường trực, đảng đoàn, ban cán sự đảng.
