Hóa đơn đỏ là loại hóa đơn khá quen thuộc trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng. Đặc biệt là đối với những người bắt đầu kinh doanh thì nhất định phải hiểu khái niệm này và các quy định liên quan, vậy hóa đơn đỏ là gì?
1. Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là cách hiểu của người dùng hóa đơn gọi chung nên chưa được quy định trong luật, có thể hiểu hóa đơn đỏ dùng để chỉ hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn VAT dùng trong kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ kế toán do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tiến hành tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.
2. Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?
Khi kinh doanh mua bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn đỏ. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn GTGT là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Theo đó, hoá đơn đỏ là căn cứ để người mua, người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện:
- Căn cứ để người mua hàng hóa, dịch vụ xác định số tiền thuế cần nộp khi kê khai thuế GTGT.
- Căn cứ để người bán hàng hóa, dịch vụ xác định số tiền thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước.
- Căn cứ để cơ quan thuế quản lý thuế đối với người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ.
- Căn cứ để hoàn thuế GTGT.
3. Có mấy loại hóa đơn đỏ
Hiện nay, hóa đơn đỏ được phân loại thành 2 loại chính như sau::
- Hóa đơn đỏ bản giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy, có thể là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
- Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ
Thông thường, hóa đơn đỏ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là trắng đỏ và xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Bên bán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung đồng nhất giữa các liên. Việc tách các liên ra viết riêng lẻ là không được phép.
- Thông tin người mua trên hóa đơn đỏ phải được ghi đầy đủ, chính xác.
- Các thông tin trên hóa đơn đỏ không được tẩy xóa, sửa và phải được thể hiện với chỉ 1 màu mực.
- Nội dung phải liên tục, không ngắt quãng, đặc biệt không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
- Số hóa đơn đỏ phải được lập liên tục từ nhỏ đến lớn.
- Thời gian ngày, tháng, năm lập hóa đơn sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho người mua.
- Hình thức thanh toán trong hóa đơn đỏ được chấp nhận là tiền mặt hoặc chuyển khoản.
5. Những hành vi nào bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn đỏ
Căn cứ khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nghiêm cấm tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc sử dụng hóa đơn đỏ như sau:
- Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;
- Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
- Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;
- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
