Đây là loại hóa đơn được tạo, lập bằng các phương tiện điện tử. Với nhiều ưu điểm hơn so với hóa đơn giấy và lợi ích lớn mang lại cho người dùng, cùng quy định bắt buộc sử dụng của các cơ quan chức năng, hóa đơn điện tử đang được sử dụng tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Ngoài ra, Căn cứ khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định như sau:
“Hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Tăng cường công tác quản lý, giám sát việc phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ Công điện 01/CĐ-BTC năm 2023 ngày 12/04/2023 về tăng cường công tác quản lý, giám sát việc phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử. Việc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí phát hành, lưu giữ hóa đơn; thuận tiện trong khâu đối chiếu, rà soát, kiểm tra việc kê khai thuế, hoàn thuế...góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế.
Tuy nhiên, thời gian qua vẫn có hiện tượng một số doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cố tình lợi dụng việc phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử để xuất khống, mua bán hóa đơn để trục lợi, vi phạm pháp luật. Nhằm tiếp tục tăng cường công tác quản lý, giám sát việc phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử, Bộ trưởng Bộ Tài chính yêu cầu Tổng cục Thuế chỉ đạo Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các nội dung sau:
(1) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức tuân thủ của doanh nghiệp nói riêng, người nộp thuế nói chung về nghĩa vụ chấp hành pháp luật về thuế. Cảnh báo kịp thời các hành vi vi phạm, tội phạm về thuế; xây dựng kế hoạch tổng thể, có tính hệ thống để phổ biến, giáo dục pháp luật về thuế, không để xảy ra các vi phạm về phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử.
(2) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử để phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật, xử lý nghiêm theo quy định.
(3) Rà soát tổng thể, đánh giá và đề xuất việc nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin đối với hóa đơn điện tử; khẩn trương hoàn thành thủ tục lấy ý kiến thẩm định của Bộ Thông tin và Truyền thông, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ đề xuất cấp độ an toàn hệ thống thông tin Hóa đơn điện tử; có giải pháp đảm bảo an toàn an ninh mạng đối với hệ thống Hóa đơn điện tử; tăng cường giám sát, phát hiện sớm và xử lý kịp thời các hành vi bất thường trên hệ thống Hóa đơn điện tử; Phân công, bố trí cán bộ thực hiện công tác phân tích, đánh giá và cảnh báo, kịp thời phát hiện các hành vi giả mạo, gian lận về hóa đơn điện tử.
(4) Tăng cường công tác phối hợp với cơ quan Công an, các Bộ, ngành đơn vị liên quan nhằm xử lý kịp thời, nghiêm minh các vi phạm pháp luật trong phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Bộ Tài chính cũng thực hiện rà soát các thông tin có nội dung rao bán hóa đơn điện tử không hợp pháp trên Facebook, Zalo… Trên cơ sở đó, sẽ thu thập thông tin của các tổ chức, cá nhân thực hiện hành vi bán trái phép hóa đơn điện tử tại địa bàn quản lý để truy xuất nguồn gốc của hóa đơn điện tử rao bán để kịp thời xử lý hoặc chuyển cơ quan công an xử lý theo quy định.
Cùng với đó, cơ quan thuế cũng tăng cường tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ đối với cán bộ công chức thuế để nâng cao năng lực, kịp thời phát hiện những phương thức, thủ đoạn, hành vi gian lận mới về hóa đơn của các tổ chức, cá nhân mua, bán hóa đơn không hợp pháp.
Cơ quan thuế cũng sẽ tăng cường công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật về thuế tới các tổ chức, cá nhân để không mua bán, sử dụng hóa đơn trái pháp luật. Qua đó các tổ chức, cá nhân cũng nắm được hậu quả pháp lý khi mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử để thu lợi bất chính, chiếm đoạt tiền thuế, tiền của ngân sách nhà nước.
Như vậy, có thể thấy hóa đơn điện tử được coi là bước tiến mới, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, tạo sự minh bạch trong các giao dịch và giúp các cơ quan quản lý dễ dàng giám sát hoạt động của doanh nghiệp. Việc quản lý phát hành và giám sát các hoạt động liên quan là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác.
