Trường hợp này bạn có thể tham khảo trình tự thủ tụctheo Thông tư 123/2012/TT-BTC
Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cụ thể như sau:
Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.
Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần bồi thường do tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm thanh toán theo quy định của pháp luật.
a) Hồ sơ đối với tài sản, hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn được tính vào chi phí được trừ như sau:
- Văn bản của doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý giải trình về tài sản, hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn.
- Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hoá bị tổn thất do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hoá tổn thất phải xác định rõ giá trị tài sản, hàng hoá bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị tài sản, hàng hoá có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hoá bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Văn bản xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, Ban quản lý Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu kinh tế nơi xảy ra sự việc thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn là trong thời gian đó có xảy ra thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn.
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
b) Hàng hoá bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hoá tự nhiên không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ đối với hàng hoá bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hoá tự nhiên được tính vào chi phí được trừ như sau:
- Văn bản của doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý giải trình về hàng hoá bị bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hoá tự nhiên.
- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hoá bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê giá trị hàng hoá hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hoá bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hoá có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hoá bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
c) Doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn bản giải trình về tài sản, hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn; hàng hoá bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hoá tự nhiên không được bồi thường chậm nhất khi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của năm xảy ra tài sản, hàng hóa bị tổn thất, bị hư hỏng. Các hồ sơ khác (bao gồm Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hoá bị tổn thất, bị hư hỏng; Văn bản xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, Ban quản lý Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu kinh tế; Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có); Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có) và các tài liệu khác) được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.
