- Lập Thông báo dự kiến chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện theo mẫu quy định.
- Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm xác nhận bằng văn bản về dự kiến chấm dứt hoạt động cho Văn phòng đại diện để làm cơ sở cho Văn phòng đại diện hoàn thành các nghĩa vụ liên quan.
- Ít nhất là 15 ngày trước khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động, có nghĩa vụ thanh toán xong các khoản nợ và các nghĩa vụ khác với nhà nước, tổ chức, cá nhân liên quan theo quy định của pháp luật.
- Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ nêu trên, Văn phòng đại diện thông báo đến cơ quan cấp Giấy phép (theo mẫu);
- Cơ quan cấp Giấy phép tiếp nhận thông báo của thương nhân nước ngoài và ghi giấy biên nhận. Giấy biên nhận được lập thành 03 bản: 01 bản giao cho thương nhân nước ngoài hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư, 01 bản giao cho bộ phận trực tiếp xử lý hồ sơ kèm theo hồ sơ của thương nhân.
- Cơ quan cấp Giấp phép sau khi nhận được thông báo theo có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của thông báo và các giấy tờ kèm theo trong thời hạn 03 ngày làm việc và thông báo bằng văn bản đến Văn phòng đại diện về việc yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong trường hợp thông báo hoặc các giấy tờ kèm theo chưa hợp lệ.
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo và các giấy tờ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép thẩm định việc hoàn thành các nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, và làm thủ tục xoá tên Văn phòng đại diện trong Sổ đăng ký.
