Doanh nghiệp mới thành lập có được kê khai vốn điều lệ “ảo” không? Doanh nghiệp phải lưu giữ những loại tài liệu nào? Địa điểm lưu giữ các loại tài liệu của doanh nghiệp?
1. Doanh nghiệp mới thành lập có được kê khai vốn điều lệ “ảo” không?
Căn cứ Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, các hành vi bị nghiêm cấm trong doanh nghiệp bao gồm:
- Cấp hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, yêu cầu người thành lập doanh nghiệp nộp thêm giấy tờ khác trái với quy định của Luật này; gây chậm trễ, phiền hà, cản trở, sách nhiễu người thành lập doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngăn cản chủ sở hữu, thành viên, cổ đông của doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
- Hoạt động kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp mà không đăng ký hoặc tiếp tục kinh doanh khi đã bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đang bị tạm dừng hoạt động kinh doanh.
- Kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nội dung hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Kê khai khống vốn điều lệ, không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký; cố ý định giá tài sản góp vốn không đúng giá trị.
- Kinh doanh các ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh; kinh doanh ngành, nghề chưa được tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài; kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện khi chưa đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật hoặc không bảo đảm duy trì đủ điều kiện đầu tư kinh doanh trong quá trình hoạt động.
- Lừa đảo, rửa tiền, tài trợ khủng bố.
Như vậy, một trong những hành vi bị cấm là kê khai khống vốn điều lệ, không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký. Việc doanh nghiệp mới thành lập kê khai vốn điều lệ “ảo”, khai khống là trái với quy định của pháp luật.
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ những loại tài liệu nào?
Căn cứ khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Như vậy, doanh nghiệp phải lưu trữ các loại giấy tờ, tài liệu trên. Đây đều là những loại tài liệu quan trọng và liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thực hiện lưu trữ đúng địa điểm, thời hạn sẽ bị xử lý theo quy định.
3. Địa điểm lưu giữ các loại tài liệu của doanh nghiệp?
Căn cứ khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu được nêu tại Mục 2 tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.
Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty thì sẽ bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Trường hợp doanh nghiệp để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP và khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP.
Như vậy, việc lưu trữ tài liệu phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
