Điều kiện thành lập được quy định tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định 08/2014/NĐ-CP như sau:
- Lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với lĩnh vực hoạt động của tổ chức khoa học công nghệ
- Việc thành lập văn phòng đại diện được quy định trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của tổ chức khoa học công nghệ
- Văn phòng đại diện phải có ít nhất 2 người có trình độ cao đẳng trở lên. Người đứng đầu phải có trình độ đại học trở lên và làm việc chính thức tại văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở như đối với tổ chức khoa học và công nghệ quy định tại Nghị định này
Tổ chức khoa học và công nghệ có trách nhiệm đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Sở Khoa học và Công nghệ nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Hồ sơ đăng ký được lập thành 2 bộ, gồm:
-
Đơn đăng ký hoạt động
-
Quyết định thành lập văn phòng đại diện
-
Lý lịch của người đứng đầu văn phòng đại diện
-
Tài liệu chứng minh về nhân lực, trụ sở của văn phòng đại diện
-
Bản sao có chứng thực đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ của tổ chức khoa học và công nghệ
- Trong thời hạn 1 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp không đồng ý, phải trả lời bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân và nêu rõ lý do.
- Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện, tổ chức khoa học và công nghệ phải gửi bản sao Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ cho mình.
- Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn cụ thể về tài liệu trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức khoa học và công nghệ và mẫu Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện.
