Căn cứ theo Điều 22 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định hồ sơ đăng ký công ty cổ phần gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Theo đó, điều luật này quy định thành phần hồ sơ đăng lý thành lập công ty cổ phần gồm 04 loại giấy tờ, tài liệu đó là: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý của tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng lý đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.
Như vậy, Luật doanh nghiệp năm 2020 đã bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là công ty cổ phần phải có giấy tờ nhân thân đối với người đại diện theo pháp luật. Bởi lẽ, thực tế cho thấy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một vị trí chức danh quan trọng trong công ty. Mặc dù vậy, Luật doanh nghiệp năm 2014 chỉ yêu cầu hồ sơ đăng ý thành lập doanh nghiệp bao gồm bản sao giấy tờ nhân thân đối với cổ đông sáng lập công ty cổ phần; không yêu cầu đối với người đại diện theo pháp luật. Do đó, cần thiết phải bổ sung bản sao các giấy tờ nhân thân, tương tự như thành viên công ty TNHH.
Hiện nay quy định này còn được hướng dẫn chi tiết tại Điều 23 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Theo đó, Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần được hướng dẫn gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
