Dấu giáp lai?

Theo như mình biết, cho đến thời điểm hiện tại thì chưa có bất kỳ một quy định nào khẳng định cụ thể giá trị pháp lý của dấu giáp lai khi đóng lên văn bản. Xét một cách tổng thể, giá trị pháp lý của văn bản không chỉ được xác định qua hình thức của con dấu mà còn căn cứ vào các yếu tố khác như chữ ký của người có thẩm quyền, chủ thể ban hành, nội dung văn bản,...Mặt khác, việc đóng dấu giáp lai cần căn cứ theo tính chất văn bản, quy định pháp luật cũng như nội bộ từng cơ quan, tổ chức. Vì thế, cần tùy thuộc vào từng  trường hợp để khẳng định giá trị pháp lý của dấu giáp lai khi đóng  lên văn bản.

Về cách thức đóng dấu giáp lai: tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định chung:

“Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

- Riêng trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Thông tư 01/2011/TT-BNV có quy định cách thức đóng dấu như sau:

“Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Như vậy, với những doanh nghiệp, tổ chức khác thì việc đóng dấu tùy thuộc vào quy định của nội bộ, tính chất của mỗi văn bản.

Nội dung liên quan đến dấu giáp lại được đề cập tại Điều 49 Luật Công chứng 2014. Theo đó văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Đồng thời điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Với bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai...

Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng quy định: "Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản".

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng.

Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

“Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

 …

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định”

Như vậy, căn cứ theo quy định này thì dấu giáp lai luật không quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai mà tùy vào quy định của cơ quan, tổ chức quy định.

Do đó, anh/chị nên xem lại quy định nội bộ của công ty mình xem có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai không. Nếu có quy định phải đóng dấu thì bắt buộc anh/chị phải đóng dấu vào văn bản, nếu không quy định thì không cần phải đóng dấu.