Thời gian gần đây khi người dân đi làm thủ tục công chứng giấy tờ có liên quan đến sổ hộ khẩu thì một số tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu người dân mang theo sổ hộ khẩu (SHK), trường hợp bị thu hồi SHK thì phải có giấy xác nhận cư trú tại địa phương.
Tuy nhiên, trường hợp người bị thu hồi SHK sẽ được phía công an cấp giấy thông báo kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú dùng để thay thế SHK khi đi giao dịch công chứng. Dù vậy, phía công chứng vẫn không chấp nhận giấy tờ trên khiến người dân gặp khó khăn trong làm thủ tục công chứng, vậy trường hợp bị thu hồi SHK thì thực hiện công chứng ra sao?
Sổ hộ khẩu bị thu hồi khi nào?
Theo khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020 quy định khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã cấp, thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú theo quy định Luật Cư trú 2020 và không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.
Trong đó, các thủ tục đăng ký cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú được quy định tại Điều 26 Luật Cư trú 2020 gồm:
- Thay đổi chủ hộ.
- Thay đổi thông tin về hộ tịch so với thông tin đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.
- Thay đổi địa chỉ nơi cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú do có sự điều chỉnh về địa giới đơn vị hành chính, tên đơn vị hành chính, tên đường, phố, tổ dân phố, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, cách đánh số nhà.
Trường hợp người vẫn còn SHK, sổ tạm trú thì vẫn tiếp tục sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú cho đến hết ngày 31/12/2022.
Theo quy định trên thì khi bị sai sót trên SHK thì sẽ bị thu hồi và các thông tin trên được cập nhật trên CSDL về dân cư. Trường hợp này bên công chứng yêu cầu phải có xác nhận cư trú, vì thế buộc người dân phải thực hiện thêm thủ tục đăng ký qua mạng để xin cấp giấy xác nhận cư trú theo yêu cầu.
Có bắt buộc làm giấy xác nhận cư trú khi đi công chứng?
Theo quy định của Luật Công chứng 2014 thì khi người yêu cầu công chứng đến văn phòng, tổ chức công chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân và các giấy tờ khác có liên quan như CCCD, hộ chiếu, SHK… để công chứng viên kiểm tra nhân thân, địa chỉ nơi cư trú và ghi nhận vào hợp đồng giao dịch.
Trường hợp công dân yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú có thể trực tiếp đến cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước để đề nghị cấp xác nhận thông tin về cư trú theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 55/2021/TT-BCA.
Hiện nay, khi người dân thực hiện các giao dịch có thể sử dụng căn cước công dân gắn chíp điện tử và giấy tờ hợp pháp chứng minh thông tin cá nhân, nơi thường trú hoặc sử dụng giấy xác nhận về nơi cư trú, xin việc, mua bán nhà... thay thế cho sổ hộ khẩu.
Bên cạnh đó, khi bị thu hồi SHK tại địa phương phía công an sẽ cấp giấy thông báo kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú dùng để thay thế SHK.
Còn việc phía tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu người dân phải có giấy xác nhận cư trú là điều kiện không cần thiết và gây phiền hà cho người dân. Hiện nay, việc sử dụng CSDL quốc gia về dân cư vẫn còn hạn chế ở các địa điểm ngoài cơ quan nhà nước vì vậy cũng gây ra nhiều khó khăn trong thực hiện thủ tục hành chính.
Như vậy, khi đến công chứng tại các cơ sở hành nghề công chứng người dân không cần phải thực hiện thủ tục xác nhận cư rú trong trường hợp bị thu hồi SHK. Mà chỉ cần đem các giấy tờ tùy thân và giấy xác nhận việc thu hồi SHK của cơ quan công an, trong thực tế không phải tổ chức công chứng nào cũng có yêu cầu này.
Giải pháp tốt nhất trong thời gian sắp tới là cơ quan nhà nước cần tiến hành chia sẻ dữ liệu cho phía tổ chức hành nghề công chứng có yêu cầu và phát triển CSDL quốc gia về dân cư phù hợp với thực tiễn hơn.
