Khi chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử sang bản giấy thì có buộc phải có chữ ký của thủ trưởng bên bán không? Quy trình chuyển đổi ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
(1) Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Theo đó, mã của cơ quan thuế trên HĐĐT sẽ bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
(2) Chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử thành bản giấy có cần chữ ký của thủ trưởng bên bán không?
Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
- HĐĐT, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành bản giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định.
- Việc chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung sau khi chuyển đổi.
- HĐĐT, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành bản giấy thì chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Từ dẫn chiếu quy định nêu trên, có thể thấy, hiện không bắt buộc khi chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử thành bản giấy thì cần có chữ ký của thủ trưởng bên bán. Tuy nhiên, khi thực hiện chuyển đổi cũng cần phải lưu ý đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
(3) Cách chuyển đổi từng HĐĐT, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy
Cụ thể, để chuyển đổi từng HĐĐT, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy thì có thể tham khảo theo trình tự bao gồm các bước như sau:
Bước 01: Lựa chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi, tiếp đến truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
Tại mục HĐĐT đã phát hành hoặc cũng có thể chọn vào các mục chi tiết như:
- Hóa đơn chưa gửi cho khách hàng.
- Hóa đơn đang gửi cho khách hàng.
- Hóa đơn gửi bị lỗi.
- …
Tiếp theo đó, ấn chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi.
Bước 02: Tại bước này, cá nhân chọn mục chuyển đổi HĐĐT, chứng từ điện tử giấy
Theo đó, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang định dạng PDF. Thông tin người thực hiện chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi trong trường hợp cần thiết.
Lưu ý:
- Cá nhân nên bấm chọn xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển thành hóa đơn giấy để đảm bảo nội dung của HĐĐT, chứng từ điện tử được in đầy đủ, chính xác.
- Trên hóa đơn, chứng từ chuyển đổi phải có Dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.
- Trên HĐĐT, chứng từ điện tử chuyển đổi phải có các thông tin về họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.
Bước 03: Nhấn chọn vào biểu tượng máy in hoặc biểu tượng lưu để in hoặc lưu lại HĐĐT, chứng từ điện tử chuyển đổi.
Theo đó, khi thực hiện chuyển đổi từng HĐĐT, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy thì cá nhân có thể tham khảo theo trình tự các bước như đã nêu trên.
