Chi phí vé máy bay,công tác phí nước ngoài

Chào em,

Chị nêu từng tình huống của em như sau:

1. Về chứng từ nước ngoài, em chỉ cần hiểu và nhìn xem hóa đơn đó thề hiện nội dung gì, của nơi nào xuất. Về số tiền ngoại tệ, em qui đổi ra tiền việt nam mà hạch toán. Nếu trên bảng qui đổi tỉ giá của NH, ko có loại ngoại tệ trên chứng từ, em dùng ngoại tệ trung gian để qui đổi ra tiền VN. Em reference website này để qui đổi qua ngoại tệ trung gian. http://www.xe.com/

Về mặt thuế:

Để là chi phí hợp lệ thì em phải chứng minh được các khoản chi này xác định được thu nhập chịu thuế TNDN, có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Riêng phần chi ăn uống, tiếp khách của Sếp ở nước ngoài, thì không được vượt mức khống chế theo qui định điểm 2.19,  thông tư 123/2012:

2.19.Phần chi vượt quá 10% tổng số chi được trừ, bao gồm: chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng của cơ quan báo chí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thành lập mới là phần chi vượt quá 15% tổng số chi được trừ trong ba năm đầu, kể từ khi được thành lập. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi khống chế quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra;

Các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới bị khống chế nêu trên không bao gồm:

- Khoản hoa hồng môi giới bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm; hoa hồng trả cho các đại lý bán hàng hóa, dịch vụ đúng giá.

- Khoản hoa hồng trả cho nhà phân phối của các công ty bán hàng đa cấp. Đối với tổ chức nhận được khoản hoa hồng thì phải kê khai tính vào thu nhập chịu thuế, đối với cá nhân nhận được hoa hồng thì phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả thu nhập.

- Các khoản chi phát sinh trong nước hoặc ngoài nước (nếu có) như: Chi phí nghiên cứu thị trường: thăm dò, khảo sát, phỏng vấn, thu thập, phân tích và đánh giá thông tin; chi phí phát triển và hỗ trợ nghiên cứu thị trường; chi phí thuê tư vấn thực hiện công việc nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ nghiên cứu thị trường; Chi phí trưng bày, giới thiệu sản phẩm và tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại: chi phí mở phòng hoặc gian hàng trưng bày, giới thiệu sản phẩm; chi phí thuê không gian để trưng bày, giới thiệu sản phẩm; chi phí vật liệu, công cụ hỗ trợ trưng bày, giới thiệu sản phẩm; chi phí vận chuyển sản phẩm trưng bày, giới thiệu.

- Chi báo biếu, báo tặng cho các đối tượng là người có công với cách mạng, thương binh, bệnh binh; cán bộ, chiến sĩ ở hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn.

Mức giới hạn chi phí được trừ không vượt quá 15% trong 3 năm đầu không áp dụng đối với doanh nghiệp được thành lập mới do hợp nhất, chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, chuyển đổi sở hữu.

Đồng thời lưu ý cho chị điểm 2.8, thông tư 123/2012 hướng dẫn thi hành luật thuế TNDN, nếu phần chi vượt quá 2 lần mức qui định thì chi phí vượt mức sẽ ko được trừ khi tính thuế TNDN:

2.8. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động; Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

Em có thể reference thêm thông tư 97/2010/TT-BTC, hướng dẫn chế độ công tác phí, ban hành ngày 06/07/2012, để biết mức chi qui định về công tác là bao nhiêu và xác định được mức vượt như điểm 2.8 của thông tư 123 nêu để hạch toán.

Về các khoản chi công tác theo dạng khoán chi, thì công ty cần xây dựng qui chế chi tiêu nội bộ, khoán từng loại chi phí, mức chi bao nhiêu. Và đương nhiên, qui chế chi tiêu này cũng dựa trên tinh thần thông tư 197/2010 để set up lên.

Về mặt hạch toán chi phí:

Sau khi em xác định được chi phí hợp lý dựa trên góc độ hiểu rõ thông tư 123, TT 97, em xác định hạch toán. Những chi  phí nào hợp lệ, em đưa vào chi phí bình thường. Tùy chế độ kế toán em áp dụng mà đưa vào 6427 (đối với QĐ 15) hoặc   6422 (đối với QĐ 48), và cũng tùy vào yếu tố chi phí xác định cho việc công tác quản lý hay mục đích bán hàng, tìm kiếm thị trường, ký kết hợp đồng... để xác định loại chi phí cho chính xác nữa, ko chỉ nhất nhất 6427 hay 6422 ở trên.

Đối với chi phí em xác định được là chi phí loại trừ, ko hợp lệ thì em đưa vào 811, nội dung ghi rõ, để cuối năm làm quyết toán, em dễ rút trích dữ liệu và kiểm tra tính chính xác một lần nữa giữa bảng job sheet nội bộ và dữ liệu trong hệ thống của công ty em.  

Hoặc nếu hệ thống công ty em xây dựng tốt thì sẽ có một tài khoản riêng biệt dành cho những chi phí ko hợp lệ, đối ứng với từng loại chi phí. 

Ví dụ: chi phí 627, thi có TK 62782 là TK chi phí ko có hóa đơn chứng từ, ko hợp lệ.....Chi phí 642, thí có 64282 là TK chi phí ko có hóa đơn, chi phí ko hợp lệ......

Thì lúc này em sẽ hạch toán các khoản chi phí ko hợp lệ vào những tài khoản này, đối ứng với từng mục đích khoản chi phí đó.

2. Vé máy bay công tác nước ngoài, và đăng ký trên mạng, em reference tiếp phần còn lại của khoản 2.8, thông tư 123/2012:

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Ngoài ra, em có thể reference công văn 1707/TCT-CS của Tổng Cục Thuế trả lời cho công ty cổ phần Ô Tô Trường Hải

Về hạch toán khoản này, cũng tương tự như chi phí ở phần 1. Em xác định chi phí có đủ cơ sở đưa vào chi phí hợp lý và đối tượng chi phí thì em hạch toán vào chi phí đó bình thường. Ví dụ: mua vé cho sếp đi công tác ký kết hợp đồng, có đầy đủ chứng từ theo qui định tại điểm 2.8, thông tư 123, thì em hạch toán vào 6417 (đối với QĐ 15).....

Hy vọng mọi vấn đề của em đã clear. Done.

Thân chào em

Thùy Dương