Doanh nghiệp hiện nay hoạt động phải đảm bảo việc kê khai đóng đầy đủ thuế theo quy định, đó là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp, nếu không thực hiện đúng và đủ sẽ bị xử phạt theo quy định.
Mỗi đơn vị doanh nghiệp khi hoạt động đều có những khoản thu nhập phát sinh, vì điều đó dẫn đến việc kê khai đóng thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định. Tuy vậy, pháp luật thuế vẫn dự trù và xác định những chi phí được trừ cho doanh nghiệp vì trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ phát sinh rất nhiều chi phí cho quá trình hoạt động của mình.
Không phải tất cả khoản chi nào của doanh nghiệp cũng được xem xét trừ mà chỉ những khoản chi đảm bảo hợp lý và đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật thì mới được ghi nhận, cụ thể khoản chi phải đảm bảo theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:
+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
+ Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Nếu xác định chi phí có đầy đủ yêu cầu trên thì doanh nghiệp được ghi nhận chi phí. Hiện tại, với nhu cầu của mình thì doanh nghiệp vẫn phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình, các đối tượng này không đảm bảo về hóa đơn theo yêu cầu hoặc vấn đề về thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp nếu như doanh nghiệp mua của cá nhân, hộ gia đình mà không có hóa đơn, chứng từ thì phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Như vậy, nếu như đã xác định mua của cá nhân, hộ gia đình kinh doanh không có hóa đơn, chứng từ thì cần lập Bảng kê, điều này dẫn đên không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vì có nhiều trường hợp cá nhân, hộ gia đình yêu cầu thanh toán tiền mặt.
