Theo quy định tại Khoản 2 Mục III: Quản lý văn bản đến của Hướng dẫn số 48/HD-VPTW ngày 11/3/2015, việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến có 2 cách:
"2- Đăng ký văn bản đến
- Mỗi văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu công văn đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản. Những bì văn bản đến không được phép mở thì đóng dấu đến trên bì. Văn thư phải ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Tùy theo số lượng văn bản gửi đến trong một năm nhiều hay ít để sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp. Số văn bản đến được ghi theo năm và đăng ký theo từng sổ. Văn bản đến mật mở sổ đăng ký riêng; đơn, thư khiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng.
Văn bản đến được đăng ký đúng, đầy đủ các cột mục trong sổ. Sổ đăng ký văn bản đến cần in sẵn, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; trước khi sử dụng được chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (phòng văn thư – lưu trữ), người phụ trách công tác văn phòng ký và đóng dấu vào trang đầu.
Đối với những bì văn bản đến không được bóc bì, văn thư đăng ký theo bì. Những bì văn bản đến có dấu “tối mật”, “tuyệt mật” do người được người đứng đầu cơ quan ủy quyền mở bì và đăng ký, quản lý theo chế độ mật.
+ Đối với các cơ quan đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến: Thực hiện đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính của cơ quan. Số văn bản đến được ghi liên tục cho từng năm (mỗi văn bản đến một số).
Dữ liệu đăng ký văn bản đến lưu ít nhất một nhiệm kỳ tại văn thư cơ quan để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính."
Như vậy, chị vẫn có thể lưu trên máy tính nhưng phải sử dụng phầm mềm quản lý văn bản đến chứ không thể lưu trên file Excel. Nếu cơ quan chưa trang bị phần mềm thì chị phải lưu thông tin bằng Sổ.
