Các công ty đều không thể thiếu những cuộc họp Hội đồng quản trị, theo quy định của pháp luật, tất cả các cuộc họp của Hội đồng quản trị công ty phải được lập thành biên bản với những nội dung chính bắt buộc phải có và lưu giữ. Vậy khi xảy ra sai sót, ai sẽ là người chịu trách nhiệm về nội dung trong các Biên bản đó. Căn cứ theo Điều 154 Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:
"Điều 154. Biên bản họp Hội đồng quản trị
1. Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Mục đích, chương trình và nội dung họp;
c) Thời gian, địa điểm họp;
d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
đ) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
h) Các vấn đề đã được thông qua;
i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.
Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
2. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
3. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng."
Theo điểm i điều khoản trên, nhất thiết phải có chữ ký của chủ tọa cuộc họp và người ghi Biên bản thì BIên bản họp HĐQT này mới đúng quy định của pháp luật. Và hiển nhiên chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị. Những thành viên còn lại tham gia cuộc họp không nhất thiết phải tham gia ký biên bản và chịu trách nhiệm về tính sai sót của Biên bản trên.
