Tình huống đặt ra là chứng từ kế toán của doanh nghiệp bị mối mọt ăn thì đơn vị sẽ phải xử lý như thế nào? Biểu mẫu thực hiện việc xử lý?
Liên quan đến vấn đề này, quy định điều chỉnh tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán có nêu:
"Điều 9. Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:
...
c) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được"."
Theo hướng dẫn nêu trên thì trường hợp chứng từ kế toán bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan (mối mọt) thì áp dụng theo Khoản 5 Điều 6 của văn bản:
5. Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác."
Theo đó, công ty phải liên hệ lại đơn vị đã cung cấp chứng từ kế toán đó nhằm sao chụp tài liệu kế toán và có chữ ký kèm dấu xác nhận (nếu có) của đại diện phía bên kia. Chỉ khi nào đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã không còn tồn tại thì người đại diện theo pháp luật của công ty phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".
Văn bản hướng dẫn và mẫu liên quan thì sẽ thực hiện theo Thông tư 96/2010/TT-BTC hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan do Bộ Tài chính ban hành. Nội dung hướng dẫn cụ thể từ Điều 5 trở đi của văn bản, biểu mẫu cũng có tại phụ lục kèm theo. 