Công ty tôi đang ủy quyền cho 1 nhân viên kế toán để thanh toán các khoản dưới 1.000.000 đồng, có thể thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản cá nhân người này, cũng có thể sử dụng tiền mặt để thanh toán. Hóa đơn vẫn có, cuối tháng công ty sẽ chuyển khoản thanh toán lại cho người này. Như vậy có phù hợp theo quy định của pháp luật không?
Tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Theo đó tại Tiết 2.9 Khoản 2 Điều 6 có quy định về các trường hợp chi khấu hao tài sản cố định không được tính vào khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
…
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
…”
=> Như vậy, căn cứ theo quy định trên, việc công ty ủy quyền cho kế toán thanh toán các khoản dưới 1.000.000 đồng (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) và có hóa đơn đầy đủ, nếu các khoản này là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Tuy nhiên để được tính vào chí phí hợp lý thì công ty phải có chứng từ chi tiền, trả tiền lại cho cá nhân này, bên cạnh đó trường hợp có bất thường trong việc thực hiện các khoản chi này cũng có thể bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
